Proforma fatura nedir?
Proforma fatura, satış kesinleşmeden önce satıcının alıcıya verdiği; mal tanımını, miktarı, birim fiyatı ile teslim ve ödeme şartlarını gösteren teklif niteliğinde bir belgedir. Kesin satışa dayanmadığı için gümrük beyannamesine eklenen ticari faturanın yerini tutmaz; işlevi sipariş, akreditif açtırma ve izin başvurularına dayanak oluşturmaktır.
Proforma fatura ile ticari fatura arasındaki fark nedir?
Fark, belgenin hangi aşamada düzenlendiği ve neyi doğurduğudur. Proforma satıştan önce verilir ve bir teklifi ifade eder; ticari fatura ise satış gerçekleştikten sonra düzenlenir ve ödeme yükümlülüğünün dayanağıdır. Gümrük Yönetmeliği'nin 115 inci maddesi faturayı “kesin satışlarda, satıcı ve diğer hallerde gönderici tarafından mahallinde düzenlenmiş” bir belge olarak tanımlar. Proforma bu tanımdaki kesinliği taşımaz. İçerik olarak ikisi örtüşür; proformayı baştan doğru kurmak, sonradan düzenlenecek faturayla beyanın çelişmesini önler.
Proforma faturada neler bulunmalı?
Proforma, sonradan düzenlenecek ticari faturanın taşıması gereken alanları baştan içermelidir. Gümrük Yönetmeliği'nin 115 inci maddesi faturada bulunması gereken bilgileri sayar; proformayı aynı listeye göre hazırlamak, beyan aşamasında düzeltme ihtiyacını ortadan kaldırır. Özellikle tarife pozisyonu, teslim şartı ve kap bilgisi çoğu proformada eksik bırakılır. Son iki madde yönetmelik listesinde yer almaz; proformanın teklif niteliğinden doğan pratik eklerdir.
- Düzenleme yeri, tarihi ve sayısı
- Satıcının (kesin satış dışındaki hâllerde göndericinin) ve alıcının adı ile adresi
- Ödeme şartları (peşin veya vadeli gibi)
- Satış bedeli ve teslim şartı — Incoterms kuralı, adlandırılmış yer ve sürüm yılıyla birlikte
- Eşyanın gümrük tarife istatistik pozisyonu ve satış birimine göre miktarı
- Eşyanın birim fiyatı
- Eşyanın bulunduğu kapların cins ve nev'i, marka ve numarası ile adedi
- Eşyanın teslim ve bedelinin ödeme yeri ile gönderilme şekli
- Ayrıca proformaya özgü: geçerlilik süresi ve tahmini hazır olma tarihi
Gümrükte proforma fatura kabul edilir mi?
Serbest dolaşıma giriş beyanının dayanağı proforma değil faturadır. Gümrük Yönetmeliği'nin 114 üncü maddesi, belirlenecek hâller dışında faturanın gümrük beyannamesine eklenmesini zorunlu tutar; aynı maddenin ikinci fıkrasına göre fiyatın sonradan oluşacağının tevsik edildiği durumlarda fatura ibrazı zorunluluğu gümrük idaresince ertelenir. Buna karşılık mevzuat proformayı bazı izin başvurularında doğrudan arar: geçici ithalat rejiminde izin hak sahibinden istenebilecek belgeler arasında proforma faturanın aslı ile iki nüsha tercümesi sayılır; hariçte işlemede de proforma fatura, işlem görmüş ürünlerin geçici ihraç eşyasından üretileceğini belgeleyen belgeler arasında yer alır. Yani proforma gümrükte işlevsiz değildir, ama ticari faturanın yerine geçmez.
Akreditif ve ödeme süreçlerinde proformanın rolü nedir?
Proforma, alıcının bankasına verdiği akreditif açtırma talimatının dayanağıdır. Akreditif metnindeki tutar, mal tanımı, miktar, teslim şekli ve sevkiyat koşulları çoğunlukla doğrudan proformadan aktarılır; bu nedenle proformadaki bir hata akreditife taşınır ve sonrasında yalnız değişiklik (amendment) ile düzeltilebilir. Ödeme aşamasında bankaya ibraz edilen belge ise proforma değil, sevkiyat sonrası düzenlenen ticari faturadır. Peşin ödemeli işlerde de akış aynıdır: alıcı transferi proformaya dayanarak yapar, satıcı sevkiyattan sonra ticari faturayı düzenler.
Proforma fatura bağlayıcı mıdır?
Proforma tek başına bir satış sözleşmesi değildir; taraflar kabul beyanıyla bağlanır. Uygulamada alıcının proformayı imzalayıp geri göndermesi ya da ödemeyi yapması, teklifin kabulü olarak yorumlanır ve belge fiilen sözleşme işlevi görmeye başlar. Bu nedenle proformaya geçerlilik süresi ve fiyatın hangi koşullarda değişebileceği yazılmalıdır. Teslim şeklinin yalnız kural koduyla yazılması da yeterli değildir; adlandırılmış yer ve sürüm yılı belirtilmezse masraf ile riskin nerede devredildiği tartışmaya açılır.
Proforma fatura ile ticari fatura karşılaştırması
| Ölçüt |
Proforma fatura |
Ticari fatura |
| Ne zaman düzenlenir |
Satış kesinleşmeden önce, teklif aşamasında |
Satış gerçekleştikten sonra, genelde sevkiyatla birlikte |
| Niteliği |
Teklif ve ön bilgi belgesi |
Kesin satışın belgesi |
| Ödeme doğurur mu |
Kendiliğinden doğurmaz |
Ödeme yükümlülüğünün dayanağıdır |
| Beyannameye eklenir mi |
Ticari faturanın yerine geçmez |
Beyannameye eklenmesi zorunlu belgedir |
| Tipik kullanım |
Akreditif açtırma, izin başvurusu, sipariş teyidi |
Gümrük beyanı, kıymet tespiti, banka ibrazı |
Sık sorulan sorular
Proforma fatura ile ithalat yapılabilir mi?
Serbest dolaşıma giriş beyannamesine kural olarak fatura eklenir; proforma bunun yerini tutmaz. Ancak fiyatın sonradan oluşacağı tevsik edilirse fatura ibrazı zorunluluğu gümrük idaresince ertelenir. Geçici ithalat gibi bazı izin başvurularında ise proforma faturanın aslı ve iki nüsha tercümesi doğrudan istenebilecek belgeler arasındadır.
Proformadaki tutar ile ticari faturadaki tutar farklı olabilir mi?
Olabilir; proforma bir tekliftir ve miktar, ambalaj ya da navlun kalemi değiştiğinde tutar da değişir. Sorun, akreditifli işlerde çıkar: akreditif proformaya göre açıldığı için sonradan gelen fark rezerv sebebi olur. Fark öngörülüyorsa akreditife tolerans yazdırmak, sonradan değişiklik yapmaktan pratiktir.
Proforma faturaya GTİP yazmak şart mı?
Proformanın kendisi için mevzuatta zorunlu bir içerik listesi yoktur, ancak tarife pozisyonunu baştan yazmak güçlü bir alışkanlıktır. Kod, varış ülkesinde hangi vergilerin doğacağını ve hangi belgelerin gerekeceğini belirler; teklif aşamasında bilinmezse maliyet hesabı eksik kurulur. Ayrıca sonradan düzenlenecek ticari faturada bu bilgi Gümrük Yönetmeliği uyarınca zaten aranır.
Proforma fatura ile teklif mektubu aynı şey midir?
İşlevleri yakındır ama proforma daha yapılandırılmıştır: fatura düzenine uygun biçimde kalem, miktar, birim fiyat, teslim ve ödeme şartlarını gösterir. Bu yapı, belgeyi banka ve gümrük süreçlerinde kullanılabilir kılar. Serbest metinli bir teklif mektubu çoğunlukla yeterli olmaz.