प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस क्या है?
प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस प्रस्ताव के स्वरूप का एक दस्तावेज़ है, जो विक्रेता बिक्री के अंतिम होने से पहले खरीदार को देता है और जिसमें माल का विवरण, मात्रा, इकाई मूल्य तथा डिलीवरी और भुगतान की शर्तें दर्शाई जाती हैं। चूँकि यह निश्चित बिक्री पर आधारित नहीं होता, यह कस्टम्स घोषणा के साथ संलग्न किए जाने वाले कमर्शियल इनवॉइस का स्थान नहीं लेता; इसका कार्य ऑर्डर, लेटर ऑफ क्रेडिट खोलने और परमिट आवेदनों के आधार के रूप में काम आना है।
प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस और कमर्शियल इनवॉइस में क्या अंतर है?
अंतर इसमें है कि दस्तावेज़ किस चरण पर जारी होता है और वह क्या उत्पन्न करता है। प्रोफ़ॉर्मा बिक्री से पहले दिया जाता है और एक प्रस्ताव व्यक्त करता है; कमर्शियल इनवॉइस बिक्री हो जाने के बाद जारी होता है और भुगतान के दायित्व का आधार है। कस्टम्स विनियमन का अनुच्छेद 115 इनवॉइस को ऐसे दस्तावेज़ के रूप में परिभाषित करता है जो “निश्चित बिक्री में विक्रेता द्वारा और अन्य मामलों में प्रेषक द्वारा मौके पर जारी किया गया हो”। प्रोफ़ॉर्मा में इस परिभाषा वाली निश्चितता नहीं होती। दोनों की विषय-वस्तु आपस में मिलती है; प्रोफ़ॉर्मा को शुरू से सही बनाने से बाद में जारी होने वाले इनवॉइस का घोषणा से टकराव नहीं होता।
प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस में क्या होना चाहिए?
प्रोफ़ॉर्मा में शुरू से वे खाने होने चाहिए जिन्हें बाद में जारी होने वाले कमर्शियल इनवॉइस को अनिवार्य रूप से रखना होगा। कस्टम्स विनियमन का अनुच्छेद 115 इनवॉइस में मौजूद रहने वाली जानकारी की सूची देता है; प्रोफ़ॉर्मा को उसी सूची के अनुसार तैयार करने से घोषणा के चरण पर सुधार की आवश्यकता नहीं रहती। टैरिफ़ स्थिति, डिलीवरी की शर्त और पैकेजिंग का विवरण प्रोफ़ॉर्मा में सबसे अधिक छूट जाने वाली मदें हैं। सूची की अंतिम मद, यानी वैधता अवधि और अनुमानित तैयारी तिथि, विनियमन की सूची में नहीं है; वह प्रोफ़ॉर्मा के प्रस्ताव-स्वरूप से निकलने वाला एक व्यावहारिक जोड़ है।
- जारी करने का स्थान, तारीख और संख्या
- विक्रेता (निश्चित बिक्री से भिन्न मामलों में प्रेषक) और खरीदार का नाम और पता
- भुगतान की शर्तें (जैसे अग्रिम या उधार)
- बिक्री मूल्य और डिलीवरी की शर्त — Incoterms नियम, नामित स्थान और संस्करण के वर्ष के साथ
- माल की कस्टम्स टैरिफ़ सांख्यिकी स्थिति (HS कोड) और बिक्री की इकाई में मात्रा
- माल की इकाई कीमत
- माल वाले पैकेजों का प्रकार और किस्म, चिह्न और संख्या, तथा गिनती
- माल की डिलीवरी और उसकी कीमत के भुगतान का स्थान, तथा भेजने का तरीका
- प्रोफ़ॉर्मा के लिए विशिष्ट: वैधता अवधि और अनुमानित तैयारी तिथि
क्या कस्टम्स में प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस स्वीकार किया जाता है?
फ्री सर्कुलेशन के लिए रिलीज़ की घोषणा का आधार इनवॉइस है, प्रोफ़ॉर्मा नहीं। कस्टम्स विनियमन का अनुच्छेद 114, निर्धारित किए जाने वाले मामलों को छोड़कर, इनवॉइस को कस्टम्स घोषणा के साथ संलग्न करना अनिवार्य बनाता है; उसी अनुच्छेद के दूसरे पैराग्राफ़ के अनुसार, जहाँ यह प्रमाणित हो कि कीमत बाद में बनेगी, वहाँ कस्टम्स प्रशासन इनवॉइस प्रस्तुत करने का दायित्व आगे के लिए टाल देता है। दूसरी ओर, कानूनी प्रावधान कुछ परमिट आवेदनों में प्रोफ़ॉर्मा को सीधे माँगते हैं: अस्थायी आयात व्यवस्था में परमिट धारक से जो दस्तावेज़ माँगे जा सकते हैं, उनमें प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस की मूल प्रति और उसके अनुवाद की दो प्रतियाँ शामिल हैं; बाहरी प्रसंस्करण (outward processing) में भी प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस उन दस्तावेज़ों में है जो दिखाते हैं कि संसाधित उत्पाद अस्थायी रूप से निर्यात किए गए माल से बनाए जाएँगे। अतः कस्टम्स में प्रोफ़ॉर्मा निष्प्रयोज्य नहीं है, पर वह कमर्शियल इनवॉइस का स्थान नहीं लेता। व्यापक प्रक्रिया के लिए देखें कस्टम्स क्लीयरेंस।
लेटर ऑफ क्रेडिट और भुगतान प्रक्रियाओं में प्रोफ़ॉर्मा की क्या भूमिका है?
प्रोफ़ॉर्मा उस निर्देश का आधार है जो खरीदार अपने बैंक को लेटर ऑफ क्रेडिट खोलने के लिए देता है। क्रेडिट में दर्ज राशि, माल का विवरण, मात्रा, डिलीवरी की शर्त और शिपमेंट की शर्तें अधिकतर सीधे प्रोफ़ॉर्मा से ली जाती हैं; इसलिए प्रोफ़ॉर्मा की गलती क्रेडिट में चली जाती है और बाद में केवल संशोधन (amendment) से सुधारी जा सकती है। भुगतान के चरण पर बैंक को प्रस्तुत किया जाने वाला दस्तावेज़ प्रोफ़ॉर्मा नहीं, बल्कि शिपमेंट के बाद जारी हुआ कमर्शियल इनवॉइस होता है। अग्रिम भुगतान वाले सौदों में भी प्रवाह वही है: खरीदार प्रोफ़ॉर्मा के आधार पर ट्रांसफ़र करता है, और विक्रेता शिपमेंट के बाद कमर्शियल इनवॉइस जारी करता है।
क्या प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस बाध्यकारी होता है?
प्रोफ़ॉर्मा अपने आप में बिक्री अनुबंध नहीं है; पक्ष स्वीकृति की घोषणा से बंधते हैं। व्यवहार में खरीदार द्वारा प्रोफ़ॉर्मा पर हस्ताक्षर करके लौटाना, या भुगतान कर देना, प्रस्ताव की स्वीकृति के रूप में पढ़ा जाता है, और दस्तावेज़ व्यवहार में अनुबंध की तरह काम करने लगता है। इसी कारण प्रोफ़ॉर्मा में उसकी वैधता अवधि और वे शर्तें लिखी होनी चाहिए जिनके अंतर्गत कीमत बदल सकती है। डिलीवरी की शर्त को केवल नियम-कोड के रूप में लिख देना भी पर्याप्त नहीं है; यदि नामित स्थान और संस्करण का वर्ष न दिया जाए, तो लागत और जोखिम कहाँ हस्तांतरित होते हैं, यह विवाद के लिए खुला रहता है।
प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस और कमर्शियल इनवॉइस की तुलना
| मानदंड |
प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस |
कमर्शियल इनवॉइस |
| कब जारी होता है |
बिक्री के अंतिम होने से पहले, प्रस्ताव के चरण पर |
बिक्री हो जाने के बाद, आमतौर पर शिपमेंट के साथ |
| स्वरूप |
प्रस्ताव और प्रारंभिक सूचना का दस्तावेज़ |
निश्चित बिक्री का दस्तावेज़ |
| क्या भुगतान का दायित्व उत्पन्न करता है |
अपने आप में नहीं |
यह भुगतान के दायित्व का आधार है |
| घोषणा के साथ संलग्न |
कमर्शियल इनवॉइस का स्थान नहीं लेता |
घोषणा के साथ संलग्न किया जाना अनिवार्य दस्तावेज़ |
| सामान्य उपयोग |
लेटर ऑफ क्रेडिट खोलना, परमिट आवेदन, ऑर्डर की पुष्टि |
कस्टम्स घोषणा, मूल्य का निर्धारण, बैंक को प्रस्तुति |
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस से माल आयात किया जा सकता है?
एक नियम के रूप में फ्री सर्कुलेशन के लिए रिलीज़ की घोषणा के साथ इनवॉइस संलग्न किया जाता है, और प्रोफ़ॉर्मा उसका स्थान नहीं लेता। फिर भी जहाँ यह प्रमाणित हो कि कीमत बाद में बनेगी, वहाँ कस्टम्स प्रशासन इनवॉइस प्रस्तुत करने का दायित्व टाल देता है। अस्थायी आयात जैसे कुछ परमिट आवेदनों में प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस की मूल प्रति और उसके अनुवाद की दो प्रतियाँ उन दस्तावेज़ों में हैं जो सीधे माँगे जा सकते हैं।
क्या प्रोफ़ॉर्मा की राशि कमर्शियल इनवॉइस की राशि से अलग हो सकती है?
हो सकती है; प्रोफ़ॉर्मा एक प्रस्ताव है, और मात्रा, पैकेजिंग या भाड़े की मद बदलने पर राशि भी बदलती है। समस्या लेटर ऑफ क्रेडिट वाले सौदों में आती है: चूँकि क्रेडिट प्रोफ़ॉर्मा के आधार पर खोला जाता है, बाद में सामने आया अंतर विसंगति (discrepancy) का आधार बनता है। यदि अंतर की आशंका हो, तो बाद में संशोधन कराने की तुलना में क्रेडिट में टॉलरेंस (tolerance) लिखवा लेना अधिक व्यावहारिक है।
क्या प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस पर HS कोड लिखना अनिवार्य है?
कानूनी प्रावधानों में प्रोफ़ॉर्मा के लिए स्वयं कोई अनिवार्य विषय-सूची नहीं है, पर टैरिफ़ स्थिति को शुरू से लिखना एक मज़बूत आदत है। कोड तय करता है कि पहुँचने वाले देश में कौन-से शुल्क लगेंगे और कौन-से दस्तावेज़ लगेंगे; यदि प्रस्ताव के चरण पर यह ज्ञात न हो, तो लागत की गणना अधूरी बनती है। इसके अलावा, कस्टम्स विनियमन के अंतर्गत बाद में जारी होने वाले कमर्शियल इनवॉइस पर यह जानकारी वैसे भी आवश्यक है।
क्या प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस और कोटेशन पत्र एक ही हैं?
इनके कार्य करीब हैं, पर प्रोफ़ॉर्मा अधिक संरचित होता है: इनवॉइस के प्रारूप में वह मदें, मात्रा, इकाई मूल्य तथा डिलीवरी और भुगतान की शर्तें दर्शाता है। यह संरचना दस्तावेज़ को बैंक और कस्टम्स प्रक्रियाओं में उपयोग योग्य बनाती है। मुक्त-पाठ में लिखा कोटेशन पत्र अधिकतर पर्याप्त नहीं होता।