Che cos’è una fattura proforma?
Una fattura proforma è un documento avente natura di offerta che il venditore consegna all’acquirente prima che la vendita sia definitiva, indicando la descrizione della merce, la quantità, il prezzo unitario e le condizioni di consegna e di pagamento. Poiché non si basa su una vendita ferma, non sostituisce la fattura commerciale allegata alla dichiarazione doganale; la sua funzione è servire da base per l’ordine, per l’apertura di un credito documentario e per le domande di autorizzazione.
Qual è la differenza tra fattura proforma e fattura commerciale?
La differenza sta nella fase in cui il documento è emesso e in ciò che crea. Una proforma è consegnata prima della vendita ed esprime un’offerta; una fattura commerciale è emessa dopo che la vendita è avvenuta ed è la base dell’obbligo di pagamento. L’articolo 115 del regolamento doganale definisce la fattura come un documento «emesso sul posto dal venditore nelle vendite ferme e dal mittente negli altri casi». Una proforma non ha il carattere di vendita ferma richiesto da questa definizione. Il contenuto dei due documenti si sovrappone; impostare correttamente la proforma fin dall’inizio evita che la fattura emessa successivamente contrasti con la dichiarazione.
Che cosa deve contenere una fattura proforma?
Una proforma dovrebbe includere fin dall’inizio i campi che la fattura commerciale emessa successivamente dovrà riportare. L’articolo 115 del regolamento doganale elenca le informazioni che una fattura deve contenere; preparare la proforma sulla stessa lista evita correzioni in fase di dichiarazione. La voce tariffaria, la condizione di consegna e i dettagli dell’imballaggio sono gli elementi che più spesso mancano in una proforma. L’ultimo elemento dell’elenco, il periodo di validità e la data stimata di disponibilità, non figura nell’elenco del regolamento; è un’integrazione pratica che deriva dalla natura di offerta della proforma.
- Luogo, data e numero di emissione
- Nome e indirizzo del venditore (nei casi diversi da una vendita ferma, del mittente) e dell’acquirente
- Condizioni di pagamento (ad esempio anticipato o a credito)
- Prezzo di vendita e condizione di consegna — la regola Incoterms, insieme al luogo designato e all’anno della versione
- La posizione statistica della tariffa doganale della merce (codice SA (HS)) e la quantità nell’unità di vendita
- Prezzo unitario della merce
- Specie e natura, marche e numeri e numero dei colli che contengono la merce
- Luogo di consegna della merce e di pagamento del suo prezzo e modalità di spedizione
- Specifico della proforma: periodo di validità e data stimata di disponibilità
La fattura proforma è accettata in dogana?
La base di una dichiarazione di immissione in libera pratica è la fattura, non la proforma. L’articolo 114 del regolamento doganale rende obbligatorio, salvo nei casi da determinare, allegare la fattura alla dichiarazione doganale; ai sensi del secondo comma dello stesso articolo, quando è documentato che il prezzo si formerà in un secondo momento, l’amministrazione doganale differisce l’obbligo di presentare la fattura. La normativa, d’altra parte, richiede la proforma direttamente in alcune domande di autorizzazione: per il regime dell’ammissione temporanea, l’originale della fattura proforma e due copie della sua traduzione sono tra i documenti che possono essere richiesti al titolare dell’autorizzazione; anche nel perfezionamento passivo la fattura proforma è tra i documenti che dimostrano che i prodotti trasformati saranno ottenuti dalle merci temporaneamente esportate. La proforma quindi non è priva di funzione in dogana, ma non prende il posto della fattura commerciale. Per il processo più ampio si veda sdoganamento.
Qual è il ruolo della proforma nei crediti documentari e nei processi di pagamento?
La proforma è la base dell’istruzione che l’acquirente dà alla propria banca per aprire un credito documentario. L’importo, la descrizione della merce, la quantità, la condizione di consegna e le condizioni di spedizione indicati nel credito sono per lo più riportati direttamente dalla proforma; un errore nella proforma si trasferisce quindi nel credito e può poi essere corretto solo con una modifica. Il documento presentato alla banca nella fase di pagamento non è la proforma ma la fattura commerciale emessa dopo la spedizione. Nelle operazioni con pagamento anticipato il flusso è lo stesso: l’acquirente effettua il bonifico sulla base della proforma e il venditore emette la fattura commerciale dopo la spedizione.
La fattura proforma è vincolante?
Una proforma non è di per sé un contratto di vendita; le parti diventano vincolate da una dichiarazione di accettazione. Nella pratica, il fatto che l’acquirente firmi e restituisca la proforma, o effettui il pagamento, è interpretato come accettazione dell’offerta, e il documento comincia di fatto a operare come contratto. Per questo la proforma dovrebbe indicare il proprio periodo di validità e le condizioni alle quali il prezzo può variare. Scrivere la condizione di consegna solo come sigla di una regola non basta nemmeno; se non si indicano il luogo designato e l’anno della versione, il punto in cui passano costi e rischio è controverso.
Fattura proforma e fattura commerciale a confronto
| Criterio |
Fattura proforma |
Fattura commerciale |
| Quando viene emessa |
Prima che la vendita sia definitiva, in fase di offerta |
Dopo che la vendita è avvenuta, di solito con la spedizione |
| Natura |
Offerta e documento informativo preliminare |
Documento della vendita ferma |
| Crea un obbligo di pagamento |
Non di per sé |
È la base dell’obbligo di pagamento |
| Allegata alla dichiarazione |
Non sostituisce la fattura commerciale |
Documento che deve essere allegato alla dichiarazione |
| Uso tipico |
Apertura di un credito documentario, domande di autorizzazione, conferma d’ordine |
Dichiarazione doganale, determinazione del valore, presentazione alla banca |
Domande frequenti
Si possono importare merci con una fattura proforma?
Di regola alla dichiarazione di immissione in libera pratica si allega una fattura, e la proforma non la sostituisce. Quando è documentato che il prezzo si formerà in un secondo momento, tuttavia, l’amministrazione doganale differisce l’obbligo di presentare la fattura. In alcune domande di autorizzazione, come quella di ammissione temporanea, l’originale della fattura proforma e due copie della sua traduzione sono tra i documenti che possono essere richiesti direttamente.
L’importo della proforma può differire da quello della fattura commerciale?
Può; una proforma è un’offerta e, quando cambiano la quantità, l’imballaggio o la voce di nolo, cambia anche l’importo. Il problema sorge nelle operazioni con credito documentario: poiché il credito è aperto sulla base della proforma, una differenza che emerge in seguito è motivo di discrepanza. Se una differenza è prevedibile, far inserire una tolleranza nel credito è più pratico che modificarlo in un secondo momento.
È obbligatorio indicare il codice HS su una fattura proforma?
La normativa non prevede un elenco di contenuti obbligatori per la proforma in sé, ma indicare fin dall’inizio la voce tariffaria è una buona abitudine. Il codice determina quali dazi sorgono nel paese di arrivo e quali documenti serviranno; se non è noto in fase di offerta, il calcolo dei costi è costruito in modo incompleto. Inoltre, questa informazione è comunque richiesta, ai sensi del regolamento doganale, sulla fattura commerciale da emettere successivamente.
La fattura proforma è la stessa cosa di una lettera di offerta?
Le funzioni sono vicine, ma una proforma è più strutturata: nell’impaginazione di una fattura riporta le voci, la quantità, il prezzo unitario e le condizioni di consegna e di pagamento. Questa struttura rende il documento utilizzabile nei processi bancari e doganali. Una lettera di offerta in testo libero per lo più non basta.