¿Qué es una factura proforma?
Una factura proforma es un documento con carácter de oferta que el vendedor entrega al comprador antes de que la venta sea firme, en el que figuran la descripción de las mercancías, la cantidad, el precio unitario y las condiciones de entrega y de pago. Como no se basa en una venta en firme, no sustituye a la factura comercial que se adjunta a la declaración en aduana; su función es servir de base para el pedido, para la apertura de una carta de crédito y para las solicitudes de autorización.
¿Cuál es la diferencia entre una factura proforma y una factura comercial?
La diferencia está en la fase en que se emite el documento y en lo que crea. La proforma se entrega antes de la venta y expresa una oferta; la factura comercial se emite una vez realizada la venta y es la base de la obligación de pago. El artículo 115 del Reglamento de Aduanas define la factura como el documento "expedido en el acto por el vendedor en las ventas en firme y por el remitente en los demás casos". La proforma no tiene la firmeza de esta definición. El contenido de los dos documentos se solapa; preparar bien la proforma desde el principio evita que la factura emitida después entre en contradicción con la declaración.
¿Qué debe contener una factura proforma?
Una proforma debe incluir desde el principio los campos que tendrá que llevar la factura comercial que se emita después. El artículo 115 del Reglamento de Aduanas enumera la información que debe contener una factura; preparar la proforma con la misma lista evita tener que hacer correcciones en la fase de la declaración. La posición arancelaria, la condición de entrega y los datos del embalaje son los elementos que con más frecuencia se omiten en una proforma. El último elemento de la lista, el periodo de validez y la fecha estimada de disponibilidad, no figura en la lista del reglamento; es un añadido práctico que se deriva del carácter de oferta de la proforma.
- Lugar, fecha y número de expedición
- Nombre y dirección del vendedor (en los casos distintos de la venta en firme, del remitente) y del comprador
- Condiciones de pago (por ejemplo, por adelantado o a crédito)
- Precio de venta y condición de entrega: la regla Incoterms, junto con el lugar designado y el año de la versión
- La posición estadística del arancel de aduanas de las mercancías (código HS) y la cantidad en la unidad de venta
- Precio unitario de las mercancías
- Clase y tipo, marca y número, y cantidad de los bultos que contienen las mercancías
- Lugar de entrega de las mercancías y de pago de su precio, y forma de expedición
- Específico de la proforma: periodo de validez y fecha estimada de disponibilidad
¿Se acepta una factura proforma en la aduana?
La base de una declaración de despacho a libre práctica es la factura, no la proforma. El artículo 114 del Reglamento de Aduanas hace obligatorio, salvo en los casos que se determinen, adjuntar la factura a la declaración en aduana; con arreglo al segundo apartado del mismo artículo, cuando se documenta que el precio se formará más adelante, la administración de aduanas aplaza la obligación de presentar la factura. Por otra parte, la legislación pide directamente la proforma en algunas solicitudes de autorización: para el régimen de admisión temporal, el original de la factura proforma y dos copias de su traducción figuran entre los documentos que pueden exigirse al titular de la autorización; también en el perfeccionamiento pasivo la factura proforma figura entre los documentos que acreditan que los productos transformados se elaborarán a partir de las mercancías exportadas temporalmente. Así, la proforma no carece de función en la aduana, pero no ocupa el lugar de la factura comercial. Para el proceso en su conjunto, véase despacho de aduanas.
¿Qué papel desempeña la proforma en las cartas de crédito y en los procesos de pago?
La proforma es la base de la instrucción que el comprador da a su banco para abrir una carta de crédito. El importe, la descripción de las mercancías, la cantidad, la condición de entrega y las condiciones de embarque del crédito se trasladan en su mayor parte directamente de la proforma; por eso un error en la proforma pasa al crédito y después solo puede corregirse mediante una modificación. El documento que se presenta al banco en la fase de pago no es la proforma sino la factura comercial emitida después del embarque. En las operaciones con pago anticipado el flujo es el mismo: el comprador hace la transferencia sobre la base de la proforma y el vendedor emite la factura comercial después del embarque.
¿Es vinculante una factura proforma?
Una proforma no es por sí sola un contrato de compraventa; las partes quedan vinculadas por una declaración de aceptación. En la práctica, que el comprador firme y devuelva la proforma, o que efectúe el pago, se interpreta como aceptación de la oferta, y el documento empieza a funcionar en la práctica como un contrato. Por esta razón la proforma debe indicar su periodo de validez y las condiciones en las que el precio puede cambiar. Tampoco basta con escribir la condición de entrega solo como un código de la regla; si no se indican el lugar designado y el año de la versión, queda abierto a disputa el punto en que se transmiten el coste y el riesgo.
Comparación entre la factura proforma y la factura comercial
| Criterio |
Factura proforma |
Factura comercial |
| Cuándo se emite |
Antes de que la venta sea firme, en la fase de oferta |
Una vez realizada la venta, normalmente con el embarque |
| Naturaleza |
Documento de oferta y de información preliminar |
Documento de la venta en firme |
| ¿Crea una obligación de pago? |
No por sí misma |
Es la base de la obligación de pago |
| Adjunta a la declaración |
No sustituye a la factura comercial |
Documento que debe adjuntarse a la declaración |
| Uso habitual |
Apertura de una carta de crédito, solicitudes de autorización, confirmación del pedido |
Declaración en aduana, determinación del valor, presentación al banco |
Preguntas frecuentes
¿Pueden importarse mercancías con una factura proforma?
Por regla general se adjunta una factura a la declaración de despacho a libre práctica, y la proforma no ocupa su lugar. Sin embargo, cuando se documenta que el precio se formará más adelante, la administración de aduanas aplaza la obligación de presentar la factura. En algunas solicitudes de autorización, como la de admisión temporal, el original de la factura proforma y dos copias de su traducción figuran entre los documentos que pueden exigirse directamente.
¿Puede el importe de la proforma diferir del importe de la factura comercial?
Puede; una proforma es una oferta y, cuando cambian la cantidad, el embalaje o la partida del flete, cambia también el importe. El problema surge en las operaciones con carta de crédito: como el crédito se abre sobre la base de la proforma, una diferencia que aparece después es motivo de discrepancia. Si se prevé una diferencia, es más práctico que se escriba una tolerancia en el crédito que modificarlo después.
¿Es obligatorio escribir el código HS en una factura proforma?
La legislación no tiene una lista de contenido obligatorio para la proforma en sí, pero escribir la posición arancelaria desde el principio es un hábito muy recomendable. El código determina qué derechos se devengan en el país de llegada y qué documentos harán falta; si no se conoce en la fase de oferta, el cálculo de costes se construye incompleto. Además, esta información se exige de todos modos en la factura comercial que se emita después, con arreglo al Reglamento de Aduanas.
¿Es lo mismo una factura proforma que una carta de oferta?
Sus funciones son parecidas, pero una proforma está más estructurada: con la disposición de una factura indica las partidas, la cantidad, el precio unitario y las condiciones de entrega y de pago. Esta estructura hace que el documento pueda utilizarse en los procesos bancarios y aduaneros. Una carta de oferta en texto libre no suele bastar.