Czym jest faktura proforma?
Faktura proforma to dokument o charakterze oferty, który sprzedawca przekazuje kupującemu przed ostatecznym zawarciem sprzedaży i w którym podaje opis towarów, ilość, cenę jednostkową oraz warunki dostawy i płatności. Ponieważ nie opiera się na sprzedaży ostatecznej, nie zastępuje faktury handlowej dołączanej do zgłoszenia celnego; jej funkcją jest stanowić podstawę zamówienia, otwarcia akredytywy i wniosków o zezwolenia.
Czym różni się faktura proforma od faktury handlowej?
Różnica polega na etapie, na którym dokument jest wystawiany, i na tym, co tworzy. Proformę przekazuje się przed sprzedażą i wyraża ona ofertę; faktura handlowa jest wystawiana po dokonaniu sprzedaży i stanowi podstawę obowiązku zapłaty. Art. 115 Rozporządzenia celnego określa fakturę jako dokument „wystawiony na miejscu przez sprzedawcę w przypadku sprzedaży ostatecznych, a w pozostałych przypadkach przez nadawcę”. Proforma nie ma ostateczności wymaganej w tej definicji. Treść obu dokumentów w dużej mierze się pokrywa; prawidłowe przygotowanie proformy od początku zapobiega sprzeczności między późniejszą fakturą a zgłoszeniem.
Co powinna zawierać faktura proforma?
Proforma powinna od początku zawierać pola, które będzie musiała mieć późniejsza faktura handlowa. Art. 115 Rozporządzenia celnego wymienia informacje, jakie musi zawierać faktura; przygotowanie proformy według tej samej listy eliminuje potrzebę korekt na etapie zgłoszenia. Pozycja taryfowa, warunek dostawy i dane o opakowaniu to elementy najczęściej pomijane w proformie. Ostatni element listy, termin ważności i szacunkowa data gotowości, nie znajduje się na liście rozporządzenia; jest praktycznym dodatkiem wynikającym z ofertowego charakteru proformy.
- Miejsce, data i numer wystawienia
- Nazwa i adres sprzedawcy (w przypadkach innych niż sprzedaż ostateczna – nadawcy) oraz kupującego
- Warunki płatności (np. z góry lub na kredyt)
- Cena sprzedaży i warunek dostawy – reguła Incoterms wraz ze wskazanym miejscem i rokiem wersji
- Statystyczna pozycja taryfy celnej towarów (kod HS) i ilość w jednostce sprzedaży
- Cena jednostkowa towarów
- Rodzaj i typ, znaki i numery oraz liczba opakowań zawierających towary
- Miejsce dostawy towarów i zapłaty ich ceny oraz sposób wysyłki
- Specyficzne dla proformy: termin ważności i szacunkowa data gotowości
Czy faktura proforma jest akceptowana przez urząd celny?
Podstawą zgłoszenia o dopuszczenie do obrotu jest faktura, a nie proforma. Art. 114 Rozporządzenia celnego nakłada obowiązek dołączenia faktury do zgłoszenia celnego, z wyjątkiem przypadków, które zostaną określone; zgodnie z drugim ustępem tego samego artykułu, jeśli udokumentowano, że cena zostanie ustalona później, organ celny odracza obowiązek przedstawienia faktury. Z drugiej strony przepisy wprost żądają proformy w niektórych wnioskach o zezwolenie: w przypadku procedury odprawy czasowej oryginał faktury proforma i dwie kopie jej tłumaczenia należą do dokumentów, których można zażądać od posiadacza zezwolenia; również w uszlachetnianiu biernym faktura proforma należy do dokumentów wykazujących, że produkty przetworzone zostaną wytworzone z towarów wywiezionych czasowo. Proforma nie jest więc pozbawiona funkcji w urzędzie celnym, ale nie zastępuje faktury handlowej. Szerszy proces opisuje odprawa celna.
Jaką rolę pełni proforma w akredytywach i procesach płatności?
Proforma jest podstawą dyspozycji, jaką kupujący składa swojemu bankowi w celu otwarcia akredytywy. Kwota, opis towarów, ilość, warunek dostawy i warunki wysyłki w akredytywie są w większości przenoszone bezpośrednio z proformy; błąd w proformie przechodzi więc do akredytywy i można go później poprawić tylko zmianą akredytywy. Dokumentem przedstawianym bankowi na etapie płatności nie jest proforma, lecz faktura handlowa wystawiona po wysyłce. W transakcjach z przedpłatą przepływ jest taki sam: kupujący dokonuje przelewu na podstawie proformy, a sprzedawca wystawia fakturę handlową po wysyłce.
Czy faktura proforma jest wiążąca?
Proforma sama w sobie nie jest umową sprzedaży; strony wiąże oświadczenie o przyjęciu. W praktyce podpisanie i odesłanie proformy przez kupującego albo dokonanie przez niego płatności odczytuje się jako przyjęcie oferty, i dokument zaczyna faktycznie działać jak umowa. Z tego powodu proforma powinna wskazywać termin ważności oraz warunki, na jakich cena może się zmienić. Zapisanie warunku dostawy wyłącznie jako kodu reguły również nie wystarcza; jeśli nie podano wskazanego miejsca i roku wersji, sporne pozostaje, gdzie przechodzą koszty i ryzyko.
Porównanie faktury proforma i faktury handlowej
| Kryterium |
Faktura proforma |
Faktura handlowa |
| Kiedy jest wystawiana |
Przed ostatecznym zawarciem sprzedaży, na etapie oferty |
Po dokonaniu sprzedaży, zwykle wraz z wysyłką |
| Charakter |
Dokument ofertowy i wstępnie informujący |
Dokument sprzedaży ostatecznej |
| Czy tworzy obowiązek zapłaty |
Nie sama w sobie |
Stanowi podstawę obowiązku zapłaty |
| Dołączana do zgłoszenia |
Nie zastępuje faktury handlowej |
Dokument, który należy dołączyć do zgłoszenia |
| Typowe zastosowanie |
Otwarcie akredytywy, wnioski o zezwolenia, potwierdzenie zamówienia |
Zgłoszenie celne, ustalenie wartości, przedstawienie bankowi |
Najczęściej zadawane pytania
Czy można importować towary na podstawie faktury proforma?
Co do zasady do zgłoszenia o dopuszczenie do obrotu dołącza się fakturę, a proforma jej nie zastępuje. Jeśli jednak udokumentowano, że cena zostanie ustalona później, organ celny odracza obowiązek przedstawienia faktury. W niektórych wnioskach o zezwolenie, takich jak odprawa czasowa, oryginał faktury proforma i dwie kopie jej tłumaczenia należą do dokumentów, których można zażądać wprost.
Czy kwota na proformie może różnić się od kwoty na fakturze handlowej?
Może; proforma jest ofertą, a gdy zmienia się ilość, opakowanie lub pozycja frachtu, zmienia się też kwota. Problem pojawia się w transakcjach z akredytywą: ponieważ akredytywę otwiera się na podstawie proformy, różnica, która ujawni się później, jest podstawą niezgodności. Jeśli różnica jest przewidywalna, praktyczniej jest zapisać w akredytywie tolerancję, niż zmieniać ją potem.
Czy wpisanie kodu HS na fakturze proforma jest obowiązkowe?
Przepisy nie zawierają obowiązkowej listy treści samej proformy, ale wpisanie pozycji taryfowej od początku jest bardzo dobrym nawykiem. Kod decyduje o tym, jakie cło powstaje w kraju przybycia i jakich dokumentów będzie trzeba; jeśli nie jest znany na etapie oferty, kalkulacja kosztów powstaje niekompletna. Poza tym informacja ta jest i tak wymagana na późniejszej fakturze handlowej zgodnie z Rozporządzeniem celnym.
Czy faktura proforma to to samo co list z ofertą?
Ich funkcje są zbliżone, ale proforma jest bardziej ustrukturyzowana: w układzie faktury pokazuje pozycje, ilość, cenę jednostkową oraz warunki dostawy i płatności. Ta struktura sprawia, że dokument nadaje się do użycia w procesach bankowych i celnych. List z ofertą w dowolnej formie zwykle nie wystarcza.