Wat is een proformafactuur?
Een proformafactuur is een document met het karakter van een aanbod dat de verkoper aan de koper geeft voordat de verkoop definitief is, met de omschrijving van de goederen, de hoeveelheid, de eenheidsprijs en de leverings- en betalingsvoorwaarden. Omdat zij niet op een vaste verkoop berust, vervangt zij de handelsfactuur die bij de douaneaangifte wordt gevoegd niet; haar functie is te dienen als basis voor de bestelling, voor het openen van een accreditief en voor vergunningaanvragen.
Wat is het verschil tussen een proformafactuur en een handelsfactuur?
Het verschil is het stadium waarin het document wordt uitgegeven en wat het teweegbrengt. Een proforma wordt gegeven vóór de verkoop en brengt een aanbod tot uitdrukking; een handelsfactuur wordt uitgegeven nadat de verkoop heeft plaatsgevonden en vormt de grondslag van de betalingsverplichting. Artikel 115 van het Douanereglement definieert de factuur als een document dat "ter plaatse wordt uitgegeven door de verkoper bij vaste verkopen en door de afzender in andere gevallen". Een proforma heeft niet de vastheid die in deze definitie ligt. De inhoud van de twee overlapt; als de proforma vanaf het begin juist wordt opgesteld, wordt voorkomen dat de later uitgegeven factuur in strijd komt met de aangifte.
Wat moet een proformafactuur bevatten?
Een proforma moet vanaf het begin de velden bevatten die de later uit te geven handelsfactuur moet dragen. Artikel 115 van het Douanereglement somt de gegevens op die een factuur moet bevatten; wie de proforma op dezelfde lijst opstelt, voorkomt dat er bij de aangifte correcties nodig zijn. De tariefpositie, de leveringsvoorwaarde en de verpakkingsgegevens zijn de punten die het vaakst uit een proforma worden weggelaten. Het laatste punt van de lijst, de geldigheidsduur en de geschatte gereeddatum, staat niet in de lijst van het reglement; het is een praktische aanvulling die voortvloeit uit het aanbodkarakter van de proforma.
- Plaats, datum en nummer van uitgifte
- Naam en adres van de verkoper (in andere gevallen dan een vaste verkoop, de afzender) en van de koper
- Betalingsvoorwaarden (zoals vooruitbetaling of op krediet)
- Verkoopprijs en leveringsvoorwaarde — de Incoterms-regel, samen met de benoemde plaats en het jaar van de versie
- De statistische douanetariefpositie van de goederen (HS-code) en de hoeveelheid in de verkoopeenheid
- Eenheidsprijs van de goederen
- Soort en aard, merken en nummers, en aantal van de colli waarin de goederen zijn verpakt
- Plaats van levering van de goederen en van betaling van hun prijs, en de wijze van verzending
- Specifiek voor de proforma: geldigheidsduur en geschatte gereeddatum
Wordt een proformafactuur door de douane geaccepteerd?
De grondslag van een aangifte voor het in het vrije verkeer brengen is de factuur, niet de proforma. Artikel 114 van het Douanereglement maakt het verplicht, behalve in nader te bepalen gevallen, de factuur bij de douaneaangifte te voegen; krachtens het tweede lid van hetzelfde artikel stelt de douane-administratie, wanneer wordt aangetoond dat de prijs later zal worden gevormd, de verplichting tot overlegging van de factuur uit. De wetgeving vraagt daarentegen in sommige vergunningaanvragen rechtstreeks om de proforma: voor de regeling tijdelijke invoer behoren het origineel van de proformafactuur en twee exemplaren van de vertaling ervan tot de documenten die van de vergunninghouder kunnen worden gevraagd; ook bij passieve veredeling is de proformafactuur een van de documenten waaruit blijkt dat de veredelingsproducten uit de tijdelijk uitgevoerde goederen zullen worden vervaardigd. De proforma is dus niet zonder functie bij de douane, maar neemt de plaats van de handelsfactuur niet in. Zie voor het bredere proces douaneafhandeling.
Wat is de rol van de proforma bij accreditieven en betalingsprocessen?
De proforma vormt de basis van de instructie die de koper aan zijn bank geeft om een accreditief te openen. Het bedrag, de goederenomschrijving, de hoeveelheid, de leveringsvoorwaarde en de verscheepsvoorwaarden in het accreditief worden meestal rechtstreeks uit de proforma overgenomen; een fout in de proforma wordt daarom in het accreditief overgenomen en kan achteraf alleen door een wijziging (amendment) worden gecorrigeerd. Het document dat in de betalingsfase aan de bank wordt overgelegd, is niet de proforma maar de handelsfactuur die na verzending wordt uitgegeven. Bij vooruitbetaling is de gang van zaken dezelfde: de koper maakt het geld over op basis van de proforma, en de verkoper geeft de handelsfactuur uit na verzending.
Is een proformafactuur bindend?
Een proforma is op zichzelf geen koopovereenkomst; de partijen raken gebonden door een verklaring van aanvaarding. In de praktijk wordt het ondertekenen en terugsturen van de proforma door de koper, of het verrichten van de betaling, opgevat als aanvaarding van het aanbod, en gaat het document feitelijk als een overeenkomst werken. Om deze reden moet de proforma haar geldigheidsduur vermelden, evenals de voorwaarden waaronder de prijs kan veranderen. De leveringsvoorwaarde alleen als regelcode schrijven is ook niet voldoende; als de benoemde plaats en het jaar van de versie niet worden vermeld, is het punt waarop kosten en risico overgaan voor discussie vatbaar.
Proformafactuur en handelsfactuur vergeleken
| Criterium |
Proformafactuur |
Handelsfactuur |
| Wanneer zij wordt uitgegeven |
Voordat de verkoop definitief is, in het aanbodstadium |
Nadat de verkoop heeft plaatsgevonden, doorgaans bij de verzending |
| Aard |
Aanbod en voorlopig informatiedocument |
Document van de vaste verkoop |
| Ontstaat er een betalingsverplichting |
Niet op zichzelf |
Zij is de grondslag van de betalingsverplichting |
| Bij de aangifte gevoegd |
Vervangt de handelsfactuur niet |
Een document dat bij de aangifte moet worden gevoegd |
| Typisch gebruik |
Het openen van een accreditief, vergunningaanvragen, orderbevestiging |
Douaneaangifte, vaststelling van de waarde, overlegging aan de bank |
Veelgestelde vragen
Kunnen goederen met een proformafactuur worden ingevoerd?
In de regel wordt bij de aangifte voor het in het vrije verkeer brengen een factuur gevoegd, en een proforma neemt haar plaats niet in. Wanneer wordt aangetoond dat de prijs later zal worden gevormd, stelt de douane-administratie de verplichting tot overlegging van de factuur echter uit. Bij sommige vergunningaanvragen, zoals tijdelijke invoer, behoren de originele proformafactuur en twee exemplaren van de vertaling ervan tot de documenten die rechtstreeks kunnen worden gevraagd.
Mag het bedrag op de proforma afwijken van het bedrag op de handelsfactuur?
Het mag; een proforma is een aanbod, en wanneer de hoeveelheid, de verpakking of de vrachtpost verandert, verandert het bedrag mee. Het probleem ontstaat bij transacties met een accreditief: omdat het accreditief op basis van de proforma wordt geopend, is een verschil dat later aan het licht komt een grond voor een discrepantie. Als een verschil wordt voorzien, is het praktischer een tolerantie in het accreditief te laten opnemen dan het achteraf te wijzigen.
Is het verplicht de HS-code op een proformafactuur te vermelden?
De wetgeving kent geen verplichte inhoudslijst voor de proforma zelf, maar het is een sterke gewoonte de tariefpositie vanaf het begin te vermelden. De code bepaalt welke rechten in het land van aankomst ontstaan en welke documenten nodig zullen zijn; als hij in het aanbodstadium niet bekend is, wordt de kostenberekening onvolledig opgebouwd. Bovendien zijn deze gegevens krachtens het Douanereglement hoe dan ook vereist op de later uit te geven handelsfactuur.
Is een proformafactuur hetzelfde als een offertebrief?
Hun functies liggen dicht bij elkaar, maar een proforma is meer gestructureerd: in de opmaak van een factuur toont zij de posten, de hoeveelheid, de eenheidsprijs en de leverings- en betalingsvoorwaarden. Deze structuur maakt het document bruikbaar in bank- en douaneprocessen. Een offertebrief in vrije tekst is meestal niet voldoende.