Τι είναι το προτιμολόγιο (proforma invoice);
Το προτιμολόγιο (proforma invoice) είναι ένα έγγραφο με χαρακτήρα προσφοράς που ο πωλητής δίνει στον αγοραστή πριν οριστικοποιηθεί η πώληση, αναγράφοντας την περιγραφή των εμπορευμάτων, την ποσότητα, την τιμή μονάδας και τους όρους παράδοσης και πληρωμής. Επειδή δεν στηρίζεται σε οριστική πώληση, δεν αντικαθιστά το εμπορικό τιμολόγιο που επισυνάπτεται στην τελωνειακή διασάφηση· η λειτουργία του είναι να χρησιμεύει ως βάση για την παραγγελία, για το άνοιγμα ενέγγυας πίστωσης και για αιτήσεις αδειών.
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ προτιμολογίου και εμπορικού τιμολογίου;
Η διαφορά είναι το στάδιο στο οποίο εκδίδεται το έγγραφο και τι δημιουργεί. Το προτιμολόγιο δίνεται πριν από την πώληση και εκφράζει μια προσφορά· το εμπορικό τιμολόγιο εκδίδεται αφού έχει πραγματοποιηθεί η πώληση και αποτελεί τη βάση της υποχρέωσης πληρωμής. Το άρθρο 115 του Τελωνειακού Κανονισμού ορίζει το τιμολόγιο ως έγγραφο «που εκδίδεται επιτόπου από τον πωλητή στις οριστικές πωλήσεις και από τον αποστολέα στις άλλες περιπτώσεις». Το προτιμολόγιο δεν έχει τον οριστικό χαρακτήρα που προβλέπει αυτός ο ορισμός. Το περιεχόμενο των δύο εγγράφων επικαλύπτεται· η σωστή σύνταξη του προτιμολογίου εξαρχής αποτρέπει τη σύγκρουση του τιμολογίου που θα εκδοθεί αργότερα με τη διασάφηση.
Τι πρέπει να περιέχει ένα προτιμολόγιο;
Ένα προτιμολόγιο πρέπει να περιλαμβάνει εξαρχής τα πεδία που θα πρέπει να φέρει το εμπορικό τιμολόγιο που θα εκδοθεί αργότερα. Το άρθρο 115 του Τελωνειακού Κανονισμού απαριθμεί τα στοιχεία που πρέπει να περιέχει ένα τιμολόγιο· η σύνταξη του προτιμολογίου με βάση τον ίδιο κατάλογο αποτρέπει την ανάγκη διορθώσεων στο στάδιο της διασάφησης. Η δασμολογική κλάση, ο όρος παράδοσης και τα στοιχεία συσκευασίας είναι τα στοιχεία που παραλείπονται συχνότερα σε ένα προτιμολόγιο. Το τελευταίο στοιχείο του καταλόγου, η περίοδος ισχύος και η εκτιμώμενη ημερομηνία ετοιμότητας, δεν περιλαμβάνεται στον κατάλογο του κανονισμού· είναι μια πρακτική προσθήκη που απορρέει από τον χαρακτήρα προσφοράς του προτιμολογίου.
- Τόπος, ημερομηνία και αριθμός έκδοσης
- Όνομα και διεύθυνση του πωλητή (σε περιπτώσεις διαφορετικές από οριστική πώληση, του αποστολέα) και του αγοραστή
- Όροι πληρωμής (όπως προπληρωμή ή επί πιστώσει)
- Τιμή πώλησης και όρος παράδοσης — ο κανόνας Incoterms, μαζί με τον κατονομαζόμενο τόπο και το έτος της έκδοσης
- Η τελωνειακή στατιστική δασμολογική κλάση των εμπορευμάτων (κωδικός HS) και η ποσότητα στη μονάδα πώλησης
- Τιμή μονάδας των εμπορευμάτων
- Είδος και φύση, σήμανση και αριθμός, και πλήθος των δεμάτων που περιέχουν τα εμπορεύματα
- Τόπος παράδοσης των εμπορευμάτων και πληρωμής της τιμής τους, και τρόπος αποστολής
- Ειδικό για το προτιμολόγιο: περίοδος ισχύος και εκτιμώμενη ημερομηνία ετοιμότητας
Γίνεται δεκτό το προτιμολόγιο από το τελωνείο;
Η βάση μιας διασάφησης για θέση σε ελεύθερη κυκλοφορία είναι το τιμολόγιο, όχι το προτιμολόγιο. Το άρθρο 114 του Τελωνειακού Κανονισμού καθιστά υποχρεωτική, εκτός από περιπτώσεις που θα καθοριστούν, την επισύναψη του τιμολογίου στην τελωνειακή διασάφηση· σύμφωνα με τη δεύτερη παράγραφο του ίδιου άρθρου, όταν αποδεικνύεται ότι η τιμή θα διαμορφωθεί αργότερα, η τελωνειακή διοίκηση αναβάλλει την υποχρέωση προσκόμισης του τιμολογίου. Η νομοθεσία, από την άλλη πλευρά, ζητά απευθείας το προτιμολόγιο σε ορισμένες αιτήσεις αδειών: για το καθεστώς προσωρινής εισαγωγής, το πρωτότυπο του προτιμολογίου και δύο αντίγραφα της μετάφρασής του συγκαταλέγονται στα έγγραφα που μπορούν να ζητηθούν από τον κάτοχο της άδειας· και στην παθητική τελειοποίηση το προτιμολόγιο συγκαταλέγεται στα έγγραφα που δείχνουν ότι τα προϊόντα τελειοποίησης θα παραχθούν από τα προσωρινά εξαγόμενα εμπορεύματα. Το προτιμολόγιο επομένως δεν στερείται λειτουργίας στο τελωνείο, αλλά δεν παίρνει τη θέση του εμπορικού τιμολογίου. Για την ευρύτερη διαδικασία βλ. εκτελωνισμός.
Ποιος είναι ο ρόλος του προτιμολογίου στις ενέγγυες πιστώσεις και στις διαδικασίες πληρωμής;
Το προτιμολόγιο αποτελεί τη βάση της εντολής που δίνει ο αγοραστής στην τράπεζά του για το άνοιγμα ενέγγυας πίστωσης. Το ποσό, η περιγραφή των εμπορευμάτων, η ποσότητα, ο όρος παράδοσης και οι όροι φόρτωσης στην πίστωση μεταφέρονται ως επί το πλείστον απευθείας από το προτιμολόγιο· ένα λάθος στο προτιμολόγιο περνά επομένως στην πίστωση και μπορεί να διορθωθεί αργότερα μόνο με τροποποίηση. Το έγγραφο που προσκομίζεται στην τράπεζα στο στάδιο της πληρωμής δεν είναι το προτιμολόγιο αλλά το εμπορικό τιμολόγιο που εκδίδεται μετά τη φόρτωση. Στις συμφωνίες με προπληρωμή η ροή είναι η ίδια: ο αγοραστής κάνει τη μεταφορά με βάση το προτιμολόγιο και ο πωλητής εκδίδει το εμπορικό τιμολόγιο μετά τη φόρτωση.
Είναι δεσμευτικό το προτιμολόγιο;
Το προτιμολόγιο δεν αποτελεί από μόνο του σύμβαση πώλησης· τα μέρη δεσμεύονται με δήλωση αποδοχής. Στην πράξη, η υπογραφή και επιστροφή του προτιμολογίου από τον αγοραστή, ή η διενέργεια της πληρωμής, εκλαμβάνεται ως αποδοχή της προσφοράς και το έγγραφο αρχίζει να λειτουργεί ουσιαστικά ως σύμβαση. Για τον λόγο αυτό το προτιμολόγιο πρέπει να αναγράφει την περίοδο ισχύος του και τις προϋποθέσεις υπό τις οποίες μπορεί να μεταβληθεί η τιμή. Η αναγραφή του όρου παράδοσης μόνο ως κωδικού κανόνα δεν αρκεί επίσης· αν δεν δίνονται ο κατονομαζόμενος τόπος και το έτος της έκδοσης, το σημείο όπου μεταβιβάζονται το κόστος και ο κίνδυνος παραμένει αμφισβητήσιμο.
Προτιμολόγιο και εμπορικό τιμολόγιο σε σύγκριση
| Κριτήριο |
Προτιμολόγιο |
Εμπορικό τιμολόγιο |
| Πότε εκδίδεται |
Πριν οριστικοποιηθεί η πώληση, στο στάδιο της προσφοράς |
Αφού έχει πραγματοποιηθεί η πώληση, συνήθως με την αποστολή |
| Φύση |
Έγγραφο προσφοράς και προκαταρκτικής πληροφόρησης |
Έγγραφο της οριστικής πώλησης |
| Δημιουργεί υποχρέωση πληρωμής |
Όχι από μόνο του |
Αποτελεί τη βάση της υποχρέωσης πληρωμής |
| Επισυνάπτεται στη διασάφηση |
Δεν αντικαθιστά το εμπορικό τιμολόγιο |
Έγγραφο που πρέπει να επισυνάπτεται στη διασάφηση |
| Τυπική χρήση |
Άνοιγμα ενέγγυας πίστωσης, αιτήσεις αδειών, επιβεβαίωση παραγγελίας |
Τελωνειακή διασάφηση, προσδιορισμός της αξίας, προσκόμιση στην τράπεζα |
Συχνές ερωτήσεις
Μπορούν να εισαχθούν εμπορεύματα με προτιμολόγιο;
Κατά κανόνα στη διασάφηση για θέση σε ελεύθερη κυκλοφορία επισυνάπτεται τιμολόγιο και το προτιμολόγιο δεν παίρνει τη θέση του. Όταν όμως αποδεικνύεται ότι η τιμή θα διαμορφωθεί αργότερα, η τελωνειακή διοίκηση αναβάλλει την υποχρέωση προσκόμισης του τιμολογίου. Σε ορισμένες αιτήσεις αδειών, όπως η προσωρινή εισαγωγή, το πρωτότυπο προτιμολόγιο και δύο αντίγραφα της μετάφρασής του συγκαταλέγονται στα έγγραφα που μπορούν να ζητηθούν απευθείας.
Μπορεί το ποσό του προτιμολογίου να διαφέρει από το ποσό του εμπορικού τιμολογίου;
Μπορεί· το προτιμολόγιο είναι προσφορά, και όταν αλλάζει η ποσότητα, η συσκευασία ή το στοιχείο του ναύλου, αλλάζει και το ποσό. Το πρόβλημα προκύπτει στις συναλλαγές με ενέγγυα πίστωση: επειδή η πίστωση ανοίγει με βάση το προτιμολόγιο, μια διαφορά που εμφανίζεται αργότερα αποτελεί λόγο ασυμφωνίας. Αν προβλέπεται διαφορά, είναι πιο πρακτικό να γραφτεί ανοχή (tolerance) στην πίστωση παρά να τροποποιηθεί εκ των υστέρων.
Είναι υποχρεωτικό να αναγράφεται ο κωδικός HS σε ένα προτιμολόγιο;
Η νομοθεσία δεν προβλέπει υποχρεωτικό κατάλογο περιεχομένου για το ίδιο το προτιμολόγιο, αλλά η αναγραφή της δασμολογικής κλάσης εξαρχής είναι ισχυρή συνήθεια. Ο κωδικός καθορίζει ποιοι δασμοί γεννώνται στη χώρα άφιξης και ποια έγγραφα θα χρειαστούν· αν δεν είναι γνωστός στο στάδιο της προσφοράς, ο υπολογισμός κόστους χτίζεται ελλιπής. Επιπλέον, τα στοιχεία αυτά απαιτούνται ούτως ή άλλως στο εμπορικό τιμολόγιο που θα εκδοθεί αργότερα, σύμφωνα με τον Τελωνειακό Κανονισμό.
Είναι το προτιμολόγιο το ίδιο με μια επιστολή προσφοράς;
Οι λειτουργίες τους είναι κοντινές, αλλά το προτιμολόγιο είναι πιο δομημένο: με τη μορφή τιμολογίου δείχνει τα είδη, την ποσότητα, την τιμή μονάδας και τους όρους παράδοσης και πληρωμής. Η δομή αυτή καθιστά το έγγραφο χρησιμοποιήσιμο σε διαδικασίες τραπεζών και τελωνείων. Μια επιστολή προσφοράς ελεύθερου κειμένου συνήθως δεν αρκεί.