Apa itu faktur proforma (proforma invoice)?
Faktur proforma adalah dokumen bersifat penawaran yang diberikan penjual kepada pembeli sebelum penjualan final, yang menunjukkan uraian barang, jumlah, harga satuan, serta syarat penyerahan dan pembayaran. Karena tidak didasarkan pada penjualan yang pasti, dokumen ini tidak menggantikan faktur komersial yang dilampirkan pada deklarasi pabean; fungsinya adalah menjadi dasar pesanan, pembukaan letter of credit, dan permohonan izin.
Apa perbedaan antara faktur proforma dan faktur komersial?
Perbedaannya terletak pada tahap penerbitan dokumen dan apa yang ditimbulkannya. Proforma diberikan sebelum penjualan dan menyatakan penawaran; faktur komersial diterbitkan setelah penjualan terjadi dan menjadi dasar kewajiban pembayaran. Pasal 115 Peraturan Kepabeanan Turki mendefinisikan faktur sebagai dokumen yang "diterbitkan di tempat oleh penjual pada penjualan yang pasti dan oleh pengirim dalam hal lain". Proforma tidak memiliki kepastian dalam definisi ini. Isi kedua dokumen saling tumpang tindih; menyusun proforma dengan benar sejak awal mencegah faktur yang diterbitkan kemudian bertentangan dengan deklarasi.
Apa saja yang harus dimuat dalam faktur proforma?
Proforma sebaiknya sejak awal memuat kolom yang nantinya harus dimuat oleh faktur komersial yang diterbitkan kemudian. Pasal 115 Peraturan Kepabeanan Turki mencantumkan informasi yang harus dimuat dalam faktur; menyusun proforma berdasarkan daftar yang sama menghilangkan kebutuhan koreksi pada tahap deklarasi. Posisi tarif, syarat penyerahan, dan rincian pengemasan adalah hal yang paling sering terlewat dalam proforma. Butir terakhir dalam daftar, yaitu masa berlaku dan perkiraan tanggal siap, tidak ada dalam daftar peraturan; butir itu adalah tambahan praktis yang timbul dari sifat penawaran pada proforma.
- Tempat, tanggal, dan nomor penerbitan
- Nama dan alamat penjual (dalam hal selain penjualan yang pasti, pengirim) dan pembeli
- Syarat pembayaran (seperti di muka atau secara kredit)
- Harga jual dan syarat penyerahan — aturan Incoterms, beserta tempat yang disebutkan dan tahun versinya
- Posisi statistik tarif pabean barang (kode HS) dan jumlahnya dalam satuan penjualan
- Harga satuan barang
- Jenis dan macam, merek dan nomor, serta jumlah kemasan yang berisi barang
- Tempat penyerahan barang dan tempat pembayaran harganya, serta cara pengiriman
- Khusus proforma: masa berlaku dan perkiraan tanggal siap
Apakah faktur proforma diterima oleh pabean?
Dasar deklarasi pengeluaran untuk peredaran bebas adalah faktur, bukan proforma. Pasal 114 Peraturan Kepabeanan Turki mewajibkan faktur dilampirkan pada deklarasi pabean, kecuali dalam hal-hal yang akan ditentukan; berdasarkan ayat kedua pasal yang sama, jika terdokumentasi bahwa harga akan terbentuk kemudian, otoritas pabean menunda kewajiban menyerahkan faktur. Di sisi lain, perundang-undangan meminta proforma secara langsung dalam beberapa permohonan izin: untuk rezim impor sementara, asli faktur proforma dan dua salinan terjemahannya termasuk dokumen yang dapat diminta dari pemegang izin; pada pengolahan di luar wilayah pabean (outward processing) pun, faktur proforma termasuk dokumen yang menunjukkan bahwa produk olahan akan dibuat dari barang yang diekspor sementara. Jadi proforma bukan tanpa fungsi di pabean, tetapi tidak menggantikan faktur komersial. Untuk proses yang lebih luas, lihat pengurusan kepabeanan.
Apa peran proforma dalam letter of credit dan proses pembayaran?
Proforma adalah dasar instruksi yang diberikan pembeli kepada banknya untuk membuka letter of credit. Jumlah, uraian barang, kuantitas, syarat penyerahan, dan ketentuan pengiriman dalam L/C sebagian besar dipindahkan langsung dari proforma; kesalahan dalam proforma karena itu terbawa ke L/C dan setelahnya hanya dapat dikoreksi melalui amandemen. Dokumen yang diserahkan kepada bank pada tahap pembayaran bukan proforma, melainkan faktur komersial yang diterbitkan setelah pengiriman. Pada transaksi pembayaran di muka alurnya sama: pembeli melakukan transfer berdasarkan proforma, dan penjual menerbitkan faktur komersial setelah pengiriman.
Apakah faktur proforma mengikat?
Proforma bukan kontrak jual beli dengan sendirinya; para pihak menjadi terikat oleh pernyataan penerimaan. Dalam praktik, pembeli yang menandatangani dan mengembalikan proforma, atau melakukan pembayaran, dianggap menerima penawaran, dan dokumen itu mulai berfungsi sebagai kontrak. Karena itu proforma sebaiknya mencantumkan masa berlakunya dan kondisi yang dapat mengubah harga. Menulis syarat penyerahan hanya sebagai kode aturan juga tidak cukup; jika tempat yang disebutkan dan tahun versi tidak dicantumkan, tempat beralihnya biaya dan risiko dapat diperselisihkan.
Perbandingan faktur proforma dan faktur komersial
| Kriteria |
Faktur proforma |
Faktur komersial |
| Kapan diterbitkan |
Sebelum penjualan final, pada tahap penawaran |
Setelah penjualan terjadi, biasanya bersamaan dengan pengiriman |
| Sifat |
Dokumen penawaran dan informasi awal |
Dokumen penjualan yang pasti |
| Apakah menimbulkan kewajiban pembayaran |
Tidak dengan sendirinya |
Menjadi dasar kewajiban pembayaran |
| Dilampirkan pada deklarasi |
Tidak menggantikan faktur komersial |
Dokumen yang wajib dilampirkan pada deklarasi |
| Penggunaan umum |
Pembukaan letter of credit, permohonan izin, konfirmasi pesanan |
Deklarasi pabean, penetapan nilai, penyerahan kepada bank |
Pertanyaan yang sering diajukan
Bisakah barang diimpor dengan faktur proforma?
Pada dasarnya faktur dilampirkan pada deklarasi pengeluaran untuk peredaran bebas, dan proforma tidak menggantikannya. Namun jika terdokumentasi bahwa harga akan terbentuk kemudian, otoritas pabean menunda kewajiban menyerahkan faktur. Dalam beberapa permohonan izin, seperti impor sementara, asli faktur proforma dan dua salinan terjemahannya termasuk dokumen yang dapat diminta secara langsung.
Bisakah jumlah pada proforma berbeda dari jumlah pada faktur komersial?
Bisa; proforma adalah penawaran, dan ketika kuantitas, kemasan, atau komponen freight berubah, jumlahnya ikut berubah. Masalah muncul pada transaksi dengan letter of credit: karena L/C dibuka berdasarkan proforma, selisih yang muncul kemudian menjadi dasar diskrepansi. Jika selisih sudah diperkirakan, mencantumkan toleransi dalam L/C lebih praktis daripada mengamandemennya kemudian.
Apakah wajib menulis kode HS pada faktur proforma?
Perundang-undangan tidak memiliki daftar isi wajib untuk proforma itu sendiri, tetapi menuliskan posisi tarif sejak awal adalah kebiasaan yang baik. Kode menentukan bea apa yang timbul di negara kedatangan dan dokumen apa yang akan dibutuhkan; jika tidak diketahui pada tahap penawaran, perhitungan biaya disusun tidak lengkap. Selain itu, informasi ini bagaimanapun diwajibkan pada faktur komersial yang akan diterbitkan kemudian, berdasarkan Peraturan Kepabeanan Turki.
Apakah faktur proforma sama dengan surat penawaran?
Fungsinya berdekatan, tetapi proforma lebih terstruktur: dalam tata letak faktur, dokumen ini menunjukkan butir barang, kuantitas, harga satuan, serta syarat penyerahan dan pembayaran. Struktur ini membuat dokumen dapat digunakan dalam proses bank dan pabean. Surat penawaran berbentuk teks bebas umumnya tidak cukup.