Co je proforma faktura?
Proforma faktura je dokument v povaze nabídky, který prodávající předává kupujícímu před definitivním uzavřením prodeje a který uvádí popis zboží, množství, jednotkovou cenu a dodací a platební podmínky. Protože se neopírá o definitivní prodej, nenahrazuje obchodní fakturu přikládanou k celnímu prohlášení; její funkcí je sloužit jako základ objednávky, otevření akreditivu a žádostí o povolení.
Jaký je rozdíl mezi proforma fakturou a obchodní fakturou?
Rozdíl spočívá v okamžiku, kdy se dokument vystavuje, a v tom, co zakládá. Proforma se předává před prodejem a vyjadřuje nabídku; obchodní faktura se vystavuje po uskutečnění prodeje a je základem platební povinnosti. Článek 115 Celního nařízení vymezuje fakturu jako dokument „vystavený na místě prodávajícím při definitivním prodeji a odesílatelem v ostatních případech“. Proforma nemá definitivní povahu, kterou tato definice předpokládá. Obsah obou dokladů se překrývá; správné sestavení proformy hned od začátku brání tomu, aby se později vystavená faktura dostala do rozporu s prohlášením.
Co má proforma faktura obsahovat?
Proforma by měla od začátku obsahovat položky, které bude muset nést později vystavená obchodní faktura. Článek 115 Celního nařízení uvádí údaje, které musí faktura obsahovat; sestavení proformy podle téhož seznamu odstraňuje potřebu oprav ve fázi prohlášení. Tarifní položka, dodací podmínka a údaje o balení jsou položky, které se v proformě vynechávají nejčastěji. Poslední položka seznamu, doba platnosti a odhadované datum připravenosti, není v seznamu nařízení; je to praktický doplněk vyplývající z povahy proformy jako nabídky.
- Místo, datum a číslo vystavení
- Jméno a adresa prodávajícího (v případech jiných než definitivní prodej odesílatele) a kupujícího
- Platební podmínky (například platba předem nebo na úvěr)
- Prodejní cena a dodací podmínka — pravidlo Incoterms spolu s pojmenovaným místem a rokem verze
- Celní tarifní statistická položka zboží (kód HS) a množství v prodejní jednotce
- Jednotková cena zboží
- Druh a charakter, značky a čísla a počet obalů obsahujících zboží
- Místo dodání zboží a placení jeho ceny a způsob odeslání
- Specifické pro proformu: doba platnosti a odhadované datum připravenosti
Přijímá se proforma faktura u celní správy?
Základem prohlášení k propuštění do volného oběhu je faktura, nikoli proforma. Článek 114 Celního nařízení stanoví povinnost přikládat k celnímu prohlášení fakturu, s výjimkou případů, které budou určeny; podle druhého odstavce téhož článku celní správa odkládá povinnost předložit fakturu, pokud je doloženo, že cena bude stanovena později. Právní předpisy naproti tomu žádají proformu přímo u některých žádostí o povolení: u režimu dočasného dovozu patří mezi dokumenty, které lze od držitele povolení požadovat, originál proforma faktury a dvě kopie jejího překladu; také při pasivním zušlechťovacím styku patří proforma faktura mezi doklady prokazující, že zpracované výrobky budou vyrobeny z dočasně vyvezeného zboží. Proforma tedy u cla není bez funkce, ale místo obchodní faktury nenastupuje. K širšímu procesu viz celní odbavení.
Jakou roli hraje proforma u akreditivů a platebních procesů?
Proforma je základem pokynu, který kupující dává své bance k otevření akreditivu. Částka, popis zboží, množství, dodací podmínka a podmínky odeslání v akreditivu se většinou přebírají přímo z proformy; chyba v proformě se proto přenáší do akreditivu a lze ji následně opravit jen změnou akreditivu. Dokumentem předkládaným bance ve fázi platby není proforma, ale obchodní faktura vystavená po odeslání. U obchodů s platbou předem je tok stejný: kupující provede převod na základě proformy a prodávající vystaví obchodní fakturu po odeslání.
Je proforma faktura závazná?
Proforma sama o sobě není kupní smlouva; strany se zavazují prohlášením o přijetí. V praxi se za přijetí nabídky považuje, když kupující proformu podepíše a vrátí nebo provede platbu, a dokument začíná fakticky fungovat jako smlouva. Z tohoto důvodu by proforma měla uvádět dobu platnosti a podmínky, za nichž se může cena změnit. Nestačí ani zapsat dodací podmínku pouze kódem pravidla; pokud není uvedeno pojmenované místo a rok verze, je sporné, kde přechází náklady a riziko.
Porovnání proforma faktury a obchodní faktury
| Kritérium |
Proforma faktura |
Obchodní faktura |
| Kdy se vystavuje |
Před definitivním uzavřením prodeje, ve fázi nabídky |
Po uskutečnění prodeje, obvykle spolu se zásilkou |
| Povaha |
Nabídka a předběžný informační dokument |
Dokument definitivního prodeje |
| Zakládá platební povinnost |
Sama o sobě ne |
Je základem platební povinnosti |
| Přikládá se k prohlášení |
Nenahrazuje obchodní fakturu |
Dokument, který se k prohlášení musí přiložit |
| Typické použití |
Otevření akreditivu, žádosti o povolení, potvrzení objednávky |
Celní prohlášení, určení hodnoty, předložení bance |
Časté dotazy
Lze zboží dovézt na základě proforma faktury?
Zpravidla se k prohlášení k propuštění do volného oběhu přikládá faktura a proforma ji nenahrazuje. Pokud je však doloženo, že cena bude stanovena později, celní správa povinnost předložit fakturu odkládá. U některých žádostí o povolení, například o dočasný dovoz, patří mezi dokumenty, které lze požadovat přímo, originál proforma faktury a dvě kopie jejího překladu.
Může se částka na proformě lišit od částky na obchodní faktuře?
Může; proforma je nabídka a když se změní množství, balení nebo položka přepravného, změní se i částka. Problém vzniká u obchodů s akreditivem: protože se akreditiv otevírá na základě proformy, pozdější rozdíl je důvodem k diskrepanci. Je-li rozdíl předvídatelný, je praktičtější nechat do akreditivu zapsat toleranci než jej později měnit.
Je povinné uvádět kód HS na proforma faktuře?
Právní předpisy nestanoví pro samotnou proformu povinný obsah, ale uvádět tarifní položku od začátku je silný zvyk. Kód určuje, jaká cla vznikají v zemi určení a jaké doklady budou zapotřebí; není-li znám ve fázi nabídky, výpočet nákladů se staví neúplný. Tento údaj se navíc podle Celního nařízení vyžaduje v každém případě na obchodní faktuře, která bude vystavena později.
Je proforma faktura totéž co nabídkový dopis?
Jejich funkce jsou blízké, ale proforma je strukturovanější: ve formě faktury uvádí položky, množství, jednotkovou cenu a dodací a platební podmínky. Tato struktura činí dokument použitelným v bankovních a celních procesech. Volný nabídkový dopis většinou nestačí.