Was ist eine Proforma-Rechnung?
Eine Proforma-Rechnung ist ein Dokument mit Angebotscharakter, das der Verkäufer dem Käufer übergibt, bevor der Verkauf endgültig ist, und das die Warenbeschreibung, die Menge, den Stückpreis sowie die Liefer- und Zahlungsbedingungen ausweist. Da sie nicht auf einem endgültigen Verkauf beruht, ersetzt sie nicht die Handelsrechnung, die der Zollanmeldung beigefügt wird; ihre Funktion besteht darin, als Grundlage für die Bestellung, für die Eröffnung eines Akkreditivs und für Genehmigungsanträge zu dienen.
Worin unterscheiden sich eine Proforma-Rechnung und eine Handelsrechnung?
Der Unterschied liegt in der Phase, in der das Dokument ausgestellt wird, und in dem, was es begründet. Eine Proforma wird vor dem Verkauf übergeben und bringt ein Angebot zum Ausdruck; eine Handelsrechnung wird ausgestellt, nachdem der Verkauf stattgefunden hat, und ist die Grundlage der Zahlungsverpflichtung. Artikel 115 der Zollverordnung definiert die Rechnung als ein Dokument, das „bei endgültigen Verkäufen vom Verkäufer und in den übrigen Fällen vom Absender an Ort und Stelle ausgestellt wird“. Eine Proforma hat nicht die Endgültigkeit, die in dieser Definition liegt. Der Inhalt beider überschneidet sich; die Proforma von Anfang an richtig aufzusetzen verhindert, dass die später ausgestellte Rechnung im Widerspruch zur Anmeldung steht.
Was sollte eine Proforma-Rechnung enthalten?
Eine Proforma sollte von Anfang an die Angaben enthalten, die die später ausgestellte Handelsrechnung tragen muss. Artikel 115 der Zollverordnung listet die Angaben auf, die eine Rechnung enthalten muss; wird die Proforma anhand derselben Liste erstellt, entfallen Berichtigungen im Stadium der Anmeldung. Die Tarifposition, die Lieferbedingung und die Verpackungsangaben sind die Punkte, die in einer Proforma am häufigsten fehlen. Der letzte Punkt der Aufzählung, die Gültigkeitsdauer und das voraussichtliche Bereitstellungsdatum, steht nicht in der Liste der Verordnung; er ist eine praktische Ergänzung, die sich aus dem Angebotscharakter der Proforma ergibt.
- Ort, Datum und Nummer der Ausstellung
- Name und Anschrift des Verkäufers (in anderen Fällen als einem endgültigen Verkauf: des Absenders) und des Käufers
- Zahlungsbedingungen (wie Vorauszahlung oder Zahlung auf Ziel)
- Verkaufspreis und Lieferbedingung — die Incoterms-Regel zusammen mit dem benannten Ort und dem Fassungsjahr
- Die Zolltarif-Statistikposition der Ware (HS-Code) und die Menge in der Verkaufseinheit
- Stückpreis der Ware
- Art und Beschaffenheit, Zeichen und Nummer sowie Anzahl der Packstücke, die die Ware enthalten
- Ort der Lieferung der Ware und der Zahlung ihres Preises sowie die Art der Versendung
- Speziell für die Proforma: Gültigkeitsdauer und voraussichtliches Bereitstellungsdatum
Wird eine Proforma-Rechnung beim Zoll akzeptiert?
Grundlage einer Anmeldung zur Überlassung zum zollrechtlich freien Verkehr ist die Rechnung, nicht die Proforma. Artikel 114 der Zollverordnung schreibt, außer in noch zu bestimmenden Fällen, vor, der Zollanmeldung die Rechnung beizufügen; nach dem zweiten Absatz desselben Artikels schiebt die Zollverwaltung die Pflicht zur Vorlage der Rechnung auf, wenn belegt wird, dass sich der Preis erst später bilden wird. Die Rechtsvorschriften verlangen die Proforma dagegen in einigen Genehmigungsanträgen unmittelbar: Für das Verfahren der vorübergehenden Verwendung gehören das Original der Proforma-Rechnung und zwei Kopien ihrer Übersetzung zu den Dokumenten, die vom Genehmigungsinhaber verlangt werden können; auch bei der passiven Veredelung gehört die Proforma-Rechnung zu den Dokumenten, die belegen, dass die verarbeiteten Erzeugnisse aus den vorübergehend ausgeführten Waren hergestellt werden. Die Proforma ist beim Zoll also nicht funktionslos, tritt aber nicht an die Stelle der Handelsrechnung. Zum weiteren Ablauf siehe Zollabfertigung.
Welche Rolle spielt die Proforma bei Akkreditiven und Zahlungsabläufen?
Die Proforma ist die Grundlage der Anweisung, die der Käufer seiner Bank zur Eröffnung eines Akkreditivs erteilt. Betrag, Warenbeschreibung, Menge, Lieferbedingung und Versandbedingungen im Akkreditiv werden größtenteils unmittelbar aus der Proforma übernommen; ein Fehler in der Proforma setzt sich daher im Akkreditiv fort und kann anschließend nur durch eine Änderung berichtigt werden. Das Dokument, das in der Zahlungsphase der Bank vorgelegt wird, ist nicht die Proforma, sondern die nach der Verladung ausgestellte Handelsrechnung. Bei Geschäften mit Vorauszahlung ist der Ablauf derselbe: Der Käufer überweist auf der Grundlage der Proforma, und der Verkäufer stellt nach der Verladung die Handelsrechnung aus.
Ist eine Proforma-Rechnung bindend?
Eine Proforma ist für sich genommen kein Kaufvertrag; die Parteien werden durch eine Annahmeerklärung gebunden. In der Praxis wird es als Annahme des Angebots gewertet, wenn der Käufer die Proforma unterzeichnet zurücksendet oder die Zahlung leistet, und das Dokument beginnt faktisch als Vertrag zu wirken. Deshalb sollte die Proforma ihre Gültigkeitsdauer und die Bedingungen nennen, unter denen sich der Preis ändern darf. Auch die Lieferbedingung nur als Regelkürzel zu schreiben genügt nicht; werden der benannte Ort und das Fassungsjahr nicht angegeben, ist offen und streitig, wo Kosten und Gefahr übergehen.
Proforma-Rechnung und Handelsrechnung im Vergleich
| Kriterium |
Proforma-Rechnung |
Handelsrechnung |
| Zeitpunkt der Ausstellung |
Bevor der Verkauf endgültig ist, in der Angebotsphase |
Nachdem der Verkauf stattgefunden hat, in der Regel mit der Sendung |
| Charakter |
Angebots- und Vorabinformationsdokument |
Dokument des endgültigen Verkaufs |
| Begründet sie eine Zahlungsverpflichtung |
Nicht für sich allein |
Sie ist die Grundlage der Zahlungsverpflichtung |
| Der Anmeldung beigefügt |
Ersetzt nicht die Handelsrechnung |
Ein Dokument, das der Anmeldung beigefügt werden muss |
| Typische Verwendung |
Eröffnung eines Akkreditivs, Genehmigungsanträge, Auftragsbestätigung |
Zollanmeldung, Wertermittlung, Vorlage bei der Bank |
Häufig gestellte Fragen
Können Waren mit einer Proforma-Rechnung eingeführt werden?
In der Regel wird der Anmeldung zur Überlassung zum zollrechtlich freien Verkehr eine Rechnung beigefügt, und eine Proforma tritt nicht an ihre Stelle. Wird jedoch belegt, dass sich der Preis erst später bilden wird, schiebt die Zollverwaltung die Pflicht zur Vorlage der Rechnung auf. In einigen Genehmigungsanträgen, etwa zur vorübergehenden Verwendung, gehören das Original der Proforma-Rechnung und zwei Kopien ihrer Übersetzung unmittelbar zu den Dokumenten, die verlangt werden können.
Kann der Betrag auf der Proforma vom Betrag auf der Handelsrechnung abweichen?
Ja; eine Proforma ist ein Angebot, und ändern sich Menge, Verpackung oder der Frachtposten, ändert sich auch der Betrag. Das Problem entsteht bei Geschäften mit Akkreditiv: Da das Akkreditiv auf der Grundlage der Proforma eröffnet wird, ist eine später auftretende Abweichung ein Grund für eine Diskrepanz. Ist eine Abweichung absehbar, ist es praktischer, eine Toleranz im Akkreditiv festschreiben zu lassen, als es nachträglich zu ändern.
Ist es Pflicht, den HS-Code auf einer Proforma-Rechnung anzugeben?
Für die Proforma selbst enthalten die Rechtsvorschriften keine verbindliche Inhaltsliste, aber die Tarifposition von Anfang an anzugeben ist eine gute Gewohnheit. Der Code bestimmt, welche Zölle im Ankunftsland anfallen und welche Dokumente benötigt werden; ist er in der Angebotsphase nicht bekannt, wird die Kostenberechnung unvollständig aufgebaut. Außerdem wird diese Angabe nach der Zollverordnung ohnehin auf der später auszustellenden Handelsrechnung verlangt.
Ist eine Proforma-Rechnung dasselbe wie ein Angebotsschreiben?
Ihre Funktionen sind ähnlich, aber eine Proforma ist stärker strukturiert: Im Aufbau einer Rechnung weist sie Positionen, Menge, Stückpreis sowie Liefer- und Zahlungsbedingungen aus. Diese Struktur macht das Dokument in Bank- und Zollvorgängen verwendbar. Ein Angebotsschreiben in Freitext genügt meist nicht.