Qu’est-ce qu’une facture proforma ?
Une facture proforma est un document ayant la nature d’une offre que le vendeur remet à l’acheteur avant que la vente ne soit définitive, indiquant la désignation des marchandises, la quantité, le prix unitaire ainsi que les conditions de livraison et de paiement. Comme elle ne repose pas sur une vente ferme, elle ne remplace pas la facture commerciale jointe à la déclaration en douane ; sa fonction est de servir de base à la commande, à l’ouverture d’un crédit documentaire et aux demandes d’autorisation.
Quelle est la différence entre une facture proforma et une facture commerciale ?
La différence tient au stade auquel le document est émis et à ce qu’il crée. Une proforma est remise avant la vente et exprime une offre ; une facture commerciale est émise une fois la vente intervenue et constitue la base de l’obligation de paiement. L’article 115 du règlement des douanes définit la facture comme un document « établi sur place par le vendeur dans les ventes fermes et par l’expéditeur dans les autres cas ». Une proforma ne présente pas le caractère ferme que suppose cette définition. Le contenu des deux se recoupe ; établir correctement la proforma dès le départ évite que la facture émise ensuite entre en contradiction avec la déclaration.
Que doit contenir une facture proforma ?
Une proforma doit comporter dès le départ les mentions que la facture commerciale émise ensuite devra porter. L’article 115 du règlement des douanes énumère les informations qu’une facture doit contenir ; établir la proforma sur la même liste évite d’avoir à corriger au stade de la déclaration. La position tarifaire, la condition de livraison et les détails de l’emballage sont les éléments le plus souvent omis d’une proforma. Le dernier élément de la liste, la durée de validité et la date de disponibilité estimée, ne figure pas dans la liste du règlement ; c’est un ajout pratique qui découle de la nature d’offre de la proforma.
- Lieu, date et numéro d’émission
- Nom et adresse du vendeur (dans les cas autres qu’une vente ferme, de l’expéditeur) et de l’acheteur
- Conditions de paiement (par exemple d’avance ou à crédit)
- Prix de vente et condition de livraison — la règle Incoterms, avec le lieu désigné et l’année de la version
- La position statistique du tarif douanier de la marchandise (code SH (HS)) et la quantité dans l’unité de vente
- Prix unitaire des marchandises
- Espèce et nature, marques et numéros, et nombre des colis contenant les marchandises
- Lieu de livraison des marchandises et de paiement de leur prix, et mode d’expédition
- Propre à la proforma : durée de validité et date de disponibilité estimée
Une facture proforma est-elle acceptée en douane ?
La base d’une déclaration de mise en libre pratique est la facture, non la proforma. L’article 114 du règlement des douanes rend obligatoire, sauf dans des cas à déterminer, de joindre la facture à la déclaration en douane ; en vertu du deuxième alinéa du même article, lorsqu’il est justifié que le prix se formera ultérieurement, l’administration des douanes reporte l’obligation de présenter la facture. La législation demande en revanche directement la proforma dans certaines demandes d’autorisation : pour le régime de l’admission temporaire, l’original de la facture proforma et deux copies de sa traduction font partie des documents qui peuvent être demandés au titulaire de l’autorisation ; en perfectionnement passif également, la facture proforma figure parmi les documents montrant que les produits transformés seront fabriqués à partir des marchandises temporairement exportées. La proforma n’est donc pas dépourvue de fonction en douane, mais elle ne remplace pas la facture commerciale. Pour le processus plus large, voir dédouanement.
Quel est le rôle de la proforma dans les crédits documentaires et les processus de paiement ?
La proforma est la base de l’instruction que l’acheteur donne à sa banque pour ouvrir un crédit documentaire. Le montant, la désignation des marchandises, la quantité, la condition de livraison et les conditions d’expédition figurant dans le crédit sont le plus souvent repris directement de la proforma ; une erreur dans la proforma se reporte donc dans le crédit et ne peut ensuite être corrigée que par une modification. Le document présenté à la banque au stade du paiement n’est pas la proforma mais la facture commerciale émise après l’expédition. Dans les opérations avec paiement anticipé, le déroulement est le même : l’acheteur effectue le virement sur la base de la proforma, et le vendeur émet la facture commerciale après l’expédition.
Une facture proforma est-elle contraignante ?
Une proforma n’est pas à elle seule un contrat de vente ; les parties sont liées par une déclaration d’acceptation. En pratique, le fait que l’acheteur signe et retourne la proforma, ou effectue le paiement, est interprété comme une acceptation de l’offre, et le document commence à produire en fait les effets d’un contrat. C’est pourquoi la proforma doit indiquer sa durée de validité et les conditions dans lesquelles le prix peut changer. Écrire la condition de livraison uniquement sous forme de code de règle ne suffit pas non plus ; si le lieu désigné et l’année de la version ne sont pas indiqués, l’endroit où le coût et le risque sont transférés est sujet à litige.
Facture proforma et facture commerciale comparées
| Critère |
Facture proforma |
Facture commerciale |
| Moment d’émission |
Avant que la vente ne soit définitive, au stade de l’offre |
Après que la vente est intervenue, généralement avec l’expédition |
| Nature |
Offre et document d’information préalable |
Document de la vente ferme |
| Crée-t-elle une obligation de paiement |
Pas à elle seule |
Elle est la base de l’obligation de paiement |
| Jointe à la déclaration |
Ne remplace pas la facture commerciale |
Document devant être joint à la déclaration |
| Usage typique |
Ouverture d’un crédit documentaire, demandes d’autorisation, confirmation de commande |
Déclaration en douane, détermination de la valeur, présentation à la banque |
Questions fréquentes
Peut-on importer des marchandises avec une facture proforma ?
En règle générale, une facture est jointe à la déclaration de mise en libre pratique, et la proforma ne la remplace pas. Lorsqu’il est justifié que le prix se formera ultérieurement, l’administration des douanes reporte toutefois l’obligation de présenter la facture. Dans certaines demandes d’autorisation, comme l’admission temporaire, l’original de la facture proforma et deux copies de sa traduction figurent directement parmi les documents qui peuvent être demandés.
Le montant de la proforma peut-il différer de celui de la facture commerciale ?
Oui ; une proforma est une offre, et lorsque la quantité, l’emballage ou le poste de fret change, le montant change aussi. Le problème se pose dans les opérations avec crédit documentaire : le crédit étant ouvert sur la base de la proforma, une différence apparaissant ensuite constitue un motif de discordance. Si une différence est prévisible, faire inscrire une tolérance dans le crédit est plus pratique que de le modifier après coup.
Faut-il obligatoirement indiquer le code SH sur une facture proforma ?
La législation ne prévoit pas de liste de mentions obligatoires pour la proforma elle-même, mais indiquer la position tarifaire dès le départ est une bonne habitude. Le code détermine les droits qui naissent dans le pays d’arrivée et les documents qui seront nécessaires ; s’il n’est pas connu au stade de l’offre, le calcul du coût est construit de manière incomplète. De plus, cette information est de toute façon exigée sur la facture commerciale à émettre ensuite, en vertu du règlement des douanes.
Une facture proforma est-elle la même chose qu’une lettre d’offre ?
Leurs fonctions sont proches, mais une proforma est plus structurée : sous la forme d’une facture, elle indique les articles, la quantité, le prix unitaire ainsi que les conditions de livraison et de paiement. Cette structure rend le document utilisable dans les processus bancaires et douaniers. Une lettre d’offre en texte libre ne suffit le plus souvent pas.