O que é uma fatura pró-forma?
Uma fatura pró-forma é um documento com natureza de proposta que o vendedor entrega ao comprador antes de a venda ser definitiva, indicando a descrição das mercadorias, a quantidade, o preço unitário e as condições de entrega e de pagamento. Como não assenta numa venda firme, não substitui a fatura comercial anexada à declaração aduaneira; a sua função é servir de base à encomenda, à abertura de um crédito documentário e a pedidos de autorização.
Qual é a diferença entre uma fatura pró-forma e uma fatura comercial?
A diferença está na fase em que o documento é emitido e no que cria. A pró-forma é entregue antes da venda e exprime uma proposta; a fatura comercial é emitida depois de a venda se ter realizado e é a base da obrigação de pagar. O artigo 115.º do Regulamento Aduaneiro define a fatura como um documento «emitido no local pelo vendedor nas vendas firmes e pelo expedidor nos restantes casos». Uma pró-forma não tem a firmeza que consta desta definição. O conteúdo dos dois documentos sobrepõe-se; elaborar corretamente a pró-forma desde o início evita que a fatura emitida mais tarde entre em conflito com a declaração.
O que deve conter uma fatura pró-forma?
Uma pró-forma deve incluir desde o início os campos que a fatura comercial emitida mais tarde terá de conter. O artigo 115.º do Regulamento Aduaneiro enumera as informações que uma fatura deve conter; elaborar a pró-forma com base na mesma lista dispensa correções na fase da declaração. A posição pautal, a condição de entrega e os dados da embalagem são os elementos que mais frequentemente ficam em falta numa pró-forma. O último elemento da lista, o prazo de validade e a data estimada de disponibilidade, não consta da lista do regulamento; é um acrescento prático que decorre da natureza de proposta da pró-forma.
- Local, data e número de emissão
- Nome e morada do vendedor (em casos que não sejam de venda firme, do expedidor) e do comprador
- Condições de pagamento (como pagamento antecipado ou a crédito)
- Preço de venda e condição de entrega — a regra Incoterms, juntamente com o local designado e o ano da versão
- A posição pautal estatística aduaneira das mercadorias (código SH (HS)) e a quantidade na unidade de venda
- Preço unitário das mercadorias
- Tipo e natureza, marcas e números, e número dos volumes que contêm as mercadorias
- Local de entrega das mercadorias e de pagamento do seu preço, e modo de expedição
- Específico da pró-forma: prazo de validade e data estimada de disponibilidade
A fatura pró-forma é aceite pela alfândega?
A base de uma declaração de introdução em livre prática é a fatura, não a pró-forma. O artigo 114.º do Regulamento Aduaneiro torna obrigatório, salvo nos casos a determinar, anexar a fatura à declaração aduaneira; nos termos do n.º 2 do mesmo artigo, quando se comprove que o preço será formado mais tarde, a administração aduaneira difere a obrigação de apresentar a fatura. A legislação, por outro lado, pede diretamente a pró-forma em alguns pedidos de autorização: para o regime de importação temporária, o original da fatura pró-forma e duas cópias da respetiva tradução figuram entre os documentos que podem ser solicitados ao titular da autorização; também no aperfeiçoamento passivo, a fatura pró-forma figura entre os documentos que mostram que os produtos transformados serão fabricados a partir das mercadorias temporariamente exportadas. Assim, a pró-forma não é desprovida de função na alfândega, mas não substitui a fatura comercial. Para o processo mais amplo, ver desembaraço aduaneiro.
Qual é o papel da pró-forma nos créditos documentários e nos processos de pagamento?
A pró-forma é a base da instrução que o comprador dá ao seu banco para abrir um crédito documentário. O montante, a descrição das mercadorias, a quantidade, a condição de entrega e as condições de embarque constantes do crédito são, na maioria dos casos, transpostos diretamente da pró-forma; um erro na pró-forma passa, por isso, para o crédito e só pode ser corrigido depois por uma alteração. O documento apresentado ao banco na fase de pagamento não é a pró-forma, mas a fatura comercial emitida após o embarque. Nas operações com pagamento antecipado, o fluxo é o mesmo: o comprador faz a transferência com base na pró-forma e o vendedor emite a fatura comercial depois do embarque.
A fatura pró-forma é vinculativa?
Uma pró-forma não é, por si só, um contrato de compra e venda; as partes ficam vinculadas por uma declaração de aceitação. Na prática, a assinatura e a devolução da pró-forma pelo comprador, ou a realização do pagamento, são entendidas como aceitação da proposta, e o documento passa a funcionar, na prática, como um contrato. Por esta razão, a pró-forma deve indicar o seu prazo de validade e as condições em que o preço pode variar. Escrever a condição de entrega apenas como um código de regra também não basta; se o local designado e o ano da versão não forem indicados, o ponto em que passam os custos e o risco fica sujeito a litígio.
Fatura pró-forma e fatura comercial comparadas
| Critério |
Fatura pró-forma |
Fatura comercial |
| Quando é emitida |
Antes de a venda ser definitiva, na fase da proposta |
Depois de a venda se ter realizado, normalmente com a expedição |
| Natureza |
Proposta e documento de informação preliminar |
Documento da venda firme |
| Cria uma obrigação de pagamento |
Não por si só |
É a base da obrigação de pagar |
| Anexada à declaração |
Não substitui a fatura comercial |
Um documento que tem de ser anexado à declaração |
| Utilização típica |
Abertura de um crédito documentário, pedidos de autorização, confirmação de encomenda |
Declaração aduaneira, determinação do valor, apresentação ao banco |
Perguntas frequentes
Podem importar-se mercadorias com uma fatura pró-forma?
Em regra, é anexada à declaração de introdução em livre prática uma fatura, e a pró-forma não ocupa o seu lugar. Quando se comprove que o preço será formado mais tarde, a administração aduaneira difere, no entanto, a obrigação de apresentar a fatura. Em alguns pedidos de autorização, como o de importação temporária, a fatura pró-forma original e duas cópias da respetiva tradução figuram entre os documentos que podem ser pedidos diretamente.
O montante da pró-forma pode ser diferente do montante da fatura comercial?
Pode; a pró-forma é uma proposta e, quando a quantidade, a embalagem ou a rubrica do frete mudam, o montante muda também. O problema surge nas operações com crédito documentário: como o crédito é aberto com base na pró-forma, uma diferença que apareça mais tarde é motivo de discrepância. Se se prevê uma diferença, é mais prático fazer constar do crédito uma tolerância do que alterá-lo depois.
É obrigatório indicar o código SH numa fatura pró-forma?
A legislação não prevê uma lista de conteúdo obrigatório para a própria pró-forma, mas indicar a posição pautal desde o início é um hábito sólido. O código determina que direitos se constituem no país de chegada e que documentos serão necessários; se não for conhecido na fase da proposta, o cálculo de custos fica incompleto. Além disso, estas informações são em qualquer caso exigidas, nos termos do Regulamento Aduaneiro, na fatura comercial a emitir mais tarde.
Uma fatura pró-forma é o mesmo que uma carta de cotação?
As suas funções são próximas, mas a pró-forma é mais estruturada: com a apresentação de uma fatura, indica os artigos, a quantidade, o preço unitário e as condições de entrega e de pagamento. Esta estrutura torna o documento utilizável em processos bancários e aduaneiros. Uma carta de cotação em texto livre não costuma bastar.