Mi a proforma számla?
A proforma számla ajánlat jellegű okmány, amelyet az eladó az adásvétel véglegessé válása előtt ad át a vevőnek, és amely feltünteti az áru megnevezését, a mennyiséget, az egységárat, valamint a szállítási és fizetési feltételeket. Mivel nem végleges adásvételen alapul, nem helyettesíti a vámnyilatkozathoz csatolt kereskedelmi számlát; feladata, hogy a megrendelés, az akkreditív megnyitása és az engedélykérelmek alapjául szolgáljon.
Mi a különbség a proforma számla és a kereskedelmi számla között?
A különbség abban áll, hogy mikor állítják ki az okmányt, és mit keletkeztet. A proformát az értékesítés előtt adják át, és ajánlatot fejez ki; a kereskedelmi számlát az adásvétel megtörténte után állítják ki, és a fizetési kötelezettség alapja. A Vámrendelet 115. cikke a számlát olyan okmányként határozza meg, amelyet „végleges értékesítés esetén az eladó, egyéb esetekben a feladó állít ki a helyszínen”. A proforma nem rendelkezik ezzel a meghatározással járó véglegességgel. A két okmány tartalma átfedi egymást; ha a proformát már az elejétől helyesen állítják össze, az megakadályozza, hogy a később kiállított számla ellentmondásba kerüljön a nyilatkozattal.
Mit tartalmazzon a proforma számla?
A proformának már az elejétől tartalmaznia kell azokat a mezőket, amelyeket a később kiállított kereskedelmi számlának hordoznia kell. A Vámrendelet 115. cikke felsorolja azokat az adatokat, amelyeket a számlának tartalmaznia kell; a proforma ugyanazon lista szerinti elkészítése megszünteti a javítások szükségességét a vámnyilatkozat szakaszában. A tarifális pozíciót, a szállítási feltételt és a csomagolási adatokat hagyják ki a proformából a leggyakrabban. A lista utolsó tétele, az érvényességi idő és a becsült készenléti dátum, nincs a rendelet listájában; ez gyakorlati kiegészítés, amely a proforma ajánlat jellegéből következik.
- A kiállítás helye, kelte és száma
- Az eladó (a nem végleges értékesítés eseteiben a feladó) és a vevő neve és címe
- Fizetési feltételek (például előre vagy hitelre)
- Eladási ár és szállítási feltétel — az Incoterms szabály a megnevezett hellyel és a változat évszámával együtt
- Az áru vámtarifa-statisztikai pozíciója (HS-kód) és a mennyiség az értékesítési egységben
- Az áru egységára
- Az árut tartalmazó csomagok fajtája és jellege, jele és száma, valamint darabszáma
- Az áru átadásának és az ár megfizetésének helye, valamint a feladás módja
- A proformára jellemző: érvényességi idő és becsült készenléti dátum
Elfogadja-e a vámhatóság a proforma számlát?
A szabad forgalomba bocsátásra vonatkozó vámnyilatkozat alapja a számla, nem a proforma. A Vámrendelet 114. cikke – a meghatározandó esetek kivételével – kötelezővé teszi a számla csatolását a vámnyilatkozathoz; ugyanezen cikk második bekezdése szerint ha dokumentálják, hogy az ár később alakul ki, a vámhatóság elhalasztja a számla bemutatására vonatkozó kötelezettséget. A jogszabályok ugyanakkor egyes engedélykérelmeknél közvetlenül kérik a proformát: az ideiglenes behozatali eljárás esetén a proforma számla eredeti példánya és fordításának két másolata azok között az okmányok között szerepel, amelyeket az engedélyestől kérhetnek; a passzív feldolgozásnál is a proforma számla szerepel azon okmányok között, amelyek igazolják, hogy a feldolgozott termékeket az ideiglenesen kivitt árukból állítják elő. A proforma tehát nem funkció nélküli a vámhatóságnál, de nem lép a kereskedelmi számla helyébe. A tágabb folyamatról lásd: vámkezelés.
Mi a proforma szerepe az akkreditíveknél és a fizetési folyamatokban?
A proforma az alapja annak az utasításnak, amelyet a vevő a bankjának ad az akkreditív megnyitására. Az akkreditívben szereplő összeg, áruleírás, mennyiség, szállítási feltétel és a feladás feltételei többnyire közvetlenül a proformából kerülnek át; ezért a proformában lévő hiba átkerül az akkreditívbe, és utólag csak akkreditív-módosítással (amendment) javítható. A fizetés szakaszában a banknak bemutatott okmány nem a proforma, hanem a feladás után kiállított kereskedelmi számla. Előrefizetéses ügyleteknél a folyamat ugyanez: a vevő a proforma alapján utal, az eladó pedig a feladás után állítja ki a kereskedelmi számlát.
Köti-e a feleket a proforma számla?
A proforma önmagában nem adásvételi szerződés; a feleket az elfogadó nyilatkozat köti. A gyakorlatban az ajánlat elfogadásának tekintik, ha a vevő aláírja és visszaküldi a proformát, vagy teljesíti a fizetést, és az okmány ténylegesen szerződésként kezd működni. Ezért a proformának fel kell tüntetnie az érvényességi idejét és azokat a feltételeket, amelyek mellett az ár változhat. Nem elég a szállítási feltételt pusztán szabálykóddal leírni sem; ha a megnevezett hely és a változat évszáma nincs megadva, vitatott, hogy hol száll át a költség és a kockázat.
A proforma számla és a kereskedelmi számla összehasonlítása
| Szempont |
Proforma számla |
Kereskedelmi számla |
| Mikor állítják ki |
Az adásvétel véglegessé válása előtt, az ajánlat szakaszában |
Az adásvétel megtörténte után, általában a szállítmánnyal együtt |
| Jelleg |
Ajánlat és előzetes tájékoztató okmány |
A végleges adásvétel okmánya |
| Keletkeztet-e fizetési kötelezettséget |
Önmagában nem |
A fizetési kötelezettség alapja |
| Csatolják-e a nyilatkozathoz |
Nem helyettesíti a kereskedelmi számlát |
A nyilatkozathoz csatolandó okmány |
| Tipikus felhasználás |
Akkreditív megnyitása, engedélykérelmek, megrendelés visszaigazolása |
Vámnyilatkozat, értékmegállapítás, bemutatás a banknak |
Gyakran ismételt kérdések
Behozható-e az áru proforma számlával?
Főszabály szerint a szabad forgalomba bocsátásra vonatkozó nyilatkozathoz számlát csatolnak, és a proforma nem lép annak helyébe. Ha azonban dokumentálják, hogy az ár később alakul ki, a vámhatóság elhalasztja a számla bemutatására vonatkozó kötelezettséget. Egyes engedélykérelmeknél, például az ideiglenes behozatalnál, a proforma számla eredeti példánya és fordításának két másolata azok között az okmányok között szerepel, amelyeket közvetlenül kérhetnek.
Eltérhet-e a proformán szereplő összeg a kereskedelmi számlán szereplő összegtől?
Eltérhet; a proforma ajánlat, és ha a mennyiség, a csomagolás vagy a fuvardíj tétele változik, az összeg is változik. A probléma az akkreditíves ügyleteknél jelentkezik: mivel az akkreditívet a proforma alapján nyitják meg, a később megjelenő különbség eltérésre (discrepancy) ad okot. Ha a különbség előre látható, gyakorlatibb tűrést (tolerance) beírni az akkreditívbe, mint később módosítani.
Kötelező a HS-kódot feltüntetni a proforma számlán?
A jogszabályok magára a proformára nem írnak elő kötelező tartalmi jegyzéket, de a tarifális pozíció elejétől fogva való feltüntetése erős szokás. A kód határozza meg, hogy az érkezési országban milyen vámok keletkeznek, és milyen okmányokra lesz szükség; ha az ajánlat szakaszában nem ismert, a költségszámítás hiányosan épül fel. Ráadásul ezt az adatot a Vámrendelet szerint a később kiállítandó kereskedelmi számlán mindenképpen kérik.
A proforma számla ugyanaz, mint az ajánlati levél?
A funkcióik közel állnak egymáshoz, de a proforma strukturáltabb: számla elrendezésben tünteti fel a tételeket, a mennyiséget, az egységárat, valamint a szállítási és fizetési feltételeket. Ez a szerkezet teszi az okmányt használhatóvá banki és vámügyi folyamatokban. A szabad szöveges ajánlati levél többnyire nem elég.